Cómo el Seguimiento Ágil del Tiempo Puede Beneficiar a tu Equipo Remoto
Si estás administrando un equipo que trabaja principalmente de forma remota y te gustaría empoderar a tu equipo, hacer felices a los miembros del equipo y al mismo tiempo ser más productivo, necesitas implementar el Seguimiento Ágil del Tiempo.
El Seguimiento Ágil del Tiempo es una forma de seguimiento del tiempo que los miembros del equipo hacen ellos mismos y que se integra en una forma ágil de trabajo. En el Seguimiento Ágil del Tiempo, a los miembros del equipo se les pide que pongan un tiempo estimado para cada una de sus tareas diarias y luego que realicen un seguimiento del tiempo invertido en completar las tareas.
A continuación, explicaremos la razón para utilizar Seguimiento Ágil del Tiempo y la mejor manera de hacerlo.
1. Desarrollos que Hacen del Seguimiento Ágil del Tiempo una Necesidad
Ha habido dos desarrollos importantes en los últimos años que han aumentado la importancia del Seguimiento Ágil del Tiempo.
Primero, el trabajo remoto ha aumentado. Muchos empleados ya no tienen que pasar la mayor parte de su tiempo de trabajo en la oficina. Esta tendencia fue impulsada aún más por la pandemia de coronavirus que obligó a muchas empresas a cerrar su oficina y dejar que los empleados trabajaran desde casa.
En segundo lugar, las formas ágiles de trabajar son cada vez más populares. Si bien hay muchos conceptos diferentes de agilidad (para obtener una definición detallada de agilidad, consulte:
“Una Nueva Definición de Agilidad”
Los principios fundamentales de agilidad son:
● Trabajar con un equipo empoderado
● Transparencia total
● Trabajar en ciclos con una planificación al principio y una revisión al final del ciclo
El empoderamiento del equipo está en contraste con el seguimiento del tiempo de cada empleado. Sin embargo, como los empleados ya no vienen a la oficina y tienen la flexibilidad de elegir el horario de trabajo y el lugar de trabajo, los empleadores quieren saber el tiempo de trabajo de los empleados.
Cuando administras un equipo que llega a la oficina, no necesitas ningún seguimiento del tiempo, tan solo miras cuánto tiempo se pasa en la oficina. Y de hecho no tienes que hacerlo tú mismo; todo el equipo se dará cuenta si un miembro del equipo está constantemente ausente. Sin embargo, si estás administrando un equipo remoto, no hay forma de verificar fácilmente las horas de trabajo de una manera tan implícita. Por lo tanto, el trabajo remoto requiere un seguimiento del tiempo.
Así que, básicamente, tiene tres opciones:
- Realizas un seguimiento del tiempo de trabajo de los miembros de tu equipo tú mismo con un software de seguimiento del tiempo.
- No realizas un seguimiento del tiempo en absoluto.
- Permites que los empleados controlen su propio tiempo
Cuál de las opciones es la mejor?
1.1. Realizas un seguimiento del tiempo de trabajo de los miembros de tu equipo tú mismo con un software de seguimiento del tiempo
La primera opción, de seguimiento del tiempo de trabajo de los miembros de tu equipo, significa que un software supervisa lo que están haciendo en su computadora y calcula el tiempo de trabajo. Esta opción tiene la ventaja de que obtiene la medida de tiempo más confiable y dificulta que tu equipo haga trampas al exagerar su tiempo de trabajo.
Sin embargo, a muchos miembros del equipo no les gustará ese control externo y, de hecho, podrían negarse a trabajar en un entorno tan controlado. Además, esto no demuestra tu confianza en tu equipo y, por lo tanto, puede afectar el empoderamiento del equipo, que es una parte importante de los equipos ágiles.
Por lo tanto, usar un software de seguimiento del tiempo para rastrear a tu equipo generalmente no es una buena opción.
1.2. No hacer seguimiento del tiempo de trabajo en absoluto
Esto tiene la ventaja de que demuestra que confías en tu equipo. Sin embargo, los miembros del equipo que no vienen a la oficina pueden trabajar menos tiempo que su obligación contractual. En muchos casos, esto no se debe a su mala voluntad, sino que ocurre cuando su vida personal se mezcla con su vida laboral.
Además, sin el seguimiento del tiempo, podría ser difícil para tu equipo saber exactamente cuánto tiempo dedicaron a trabajar, ya que a menudo cambiarán entre tareas personales y laborales.
Si bien es cierto que solo importa el resultado final, en muchos casos el resultado es intangible y por lo tanto difícil de medir. Además, en muchos equipos el resultado depende del esfuerzo de todo el equipo, por lo que no existe una asociación clara entre el trabajo individual de nadie y el resultado final del trabajo.
Por lo tanto, no hacer un seguimiento del tiempo de trabajo tampoco es una buena opción.
1.3. Deja que los empleados controlen su propio tiempo
Una tercera opción es permitir que los empleados controlen su propio tiempo. Esta opción combina las ventajas de las otras dos opciones y, por lo tanto, es la mejor opción para la mayoría de los equipos remotos. Desafortunadamente, pocos equipos conocen esta opción. Por tanto, explicaremos los pros y los contras de la misma y explicaremos la forma en que debe implementarse, lo que llamamos Seguimiento Ágil del tiempo.
2. Posibles Desventajas del Auto Seguimiento del Tiempo
Cuando las personas se oponen al seguimiento del tiempo propio, generalmente se les ocurren dos argumentos:
● La medición del tiempo es una pérdida de tiempo
● Los miembros del equipo no están contentos porque sienten que no hay confianza en ellos
2.1. Medir el tiempo es una pérdida de tiempo
Algunas personas afirman que medir el tiempo es una pérdida de tiempo. Esto solo sería cierto en caso de que hubiera pocos beneficios y el tiempo necesario fuera significativo. Ninguno de esos el caso.
Primero, las estimaciones de tiempo y el seguimiento del tiempo deben tomar sólo unos pocos minutos al día, ya que las estimaciones de tiempo pueden ser aproximadas y anotar el tiempo real solo debe tomar unos pocos segundos por tarea. Asimismo, como veremos a continuación, las estimaciones de tiempo y la medición del tiempo se integran en el trabajo ágil del equipo utilizando la metodología scrum. Por lo tanto, las estimaciones de tiempo ya son necesarias para la creación de listas de tareas planificadas para el sprint (backlog del sprint) y tareas diarias.
En segundo lugar, la medición del tiempo tiene muchos beneficios que mostraremos a continuación que superan con creces el poco tiempo invertido en la medición del tiempo.
2.2. Los miembros del equipo no están contentos porque sienten que no hay confianza en ellos
Algunas personas afirman que cualquier forma de seguimiento del tiempo va en contra del empoderamiento del equipo, ya que demuestra que la administración no confía plenamente en el equipo.
De hecho, lo opuesto es verdad. Los miembros del equipo con los que he trabajado siempre aprecian el hecho de que pueden elegir su ubicación de trabajo, el total de horas de trabajo, su horario de trabajo y que no tienen que utilizar un software de seguimiento externo. Solo les pido que escribieran ellos mismos el tiempo que habían trabajado. Este es un signo de confianza.
Además, los miembros del equipo a menudo me dicen que les gusta el hecho de que al escribir el tiempo se vuelven más conscientes de en qué están trabajando. Así que seguirían haciéndolo incluso si no fuera requerido.
En el pasado, tenía miembros de mi equipo que no apreciaban el seguimiento del tiempo y no podían hacerlo. Se olvidaban constantemente de anotar sus tareas y luego se quejaban en caso de que solo compensáramos las tareas para las que se midió el tiempo. Sin embargo, los miembros del equipo que se quejaron también fueron los más desorganizados y los menos productivos, por lo que de hecho fue algo bueno que ellos dejaran el equipo. El autocontrol del tiempo funcionaba como un filtro: si el miembro del equipo estaba demasiado desorganizado, tendría problemas y, por lo tanto, dejaría el equipo, lo cual fue genial para el equipo.
Por otro lado, aquellas personas que desde el principio son lo suficientemente autodisciplinadas como para usar constantemente el sistema de seguimiento del tiempo están felices de usarlo, permanecerán en la empresa y aumentarán la productividad.
En resumen, no hay desventajas reales en el seguimiento del tiempo.
3. Ventajas del Auto Seguimiento del Tiempo
El auto seguimiento del tiempo tiene muchas ventajas.
3.1. Ubicación flexible y tiempo flexible
Con el seguimiento del tiempo por cuenta propia, los miembros del equipo reciben un pago solo por las horas de trabajo que realmente contribuyeron y escribieron en el sistema de seguimiento del tiempo. Eso nos da la confianza de permitir que las personas trabajen desde cualquier lugar. En caso de que estuvieran recibiendo un salario mensual independiente de las horas de trabajo y nunca vinieran a la oficina, nosotros, como directores del equipo, pronto nos preocuparíamos si no veríamos ningún resultado del trabajo. Sin embargo, al hacer que sigan sus horas para cada tarea y que podamos seguir cada tarea y cuánto tiempo tomó, podemos darle a nuestro equipo la libertad de trabajar desde cualquier lugar sin monitorearlos de cerca.
Además, podemos dejar de que ellos mismos elijan cuándo trabajar y cuantas horas trabajar. Solo solicitamos que el equipo asistiera a dos reuniones de equipo por semana y que respondiera a las solicitudes dentro de 24 horas. También pueden determinar la cantidad total de trabajo. Si, por ejemplo, quieren trabajar un poco menos para hacer turismo en un nuevo país, pueden hacerlo, pero, por supuesto, solo se les pagará por las horas de trabajo que hayan realizado.
3.3. Mantener la barrera entre la vida personal y el trabajo
Anotar las horas de trabajo tiene otro beneficio para los miembros de nuestro equipo, mantiene una barrera entre la vida personal y laboral. Especialmente para los trabajadores remotos que trabajan desde casa, la vida personal y laboral se confunden; en un momento están escribiendo un correo electrónico a un cliente, en el siguiente tienen que cuidar a su hijo. Esto hace que no solo estén menos enfocados en su trabajo, sino que también tengan su trabajo en mente durante su vida personal. Es mejor para la productividad en el trabajo, así como para la felicidad durante su tiempo personal/familiar, tener una separación laboral — personal.
Esto se puede lograr trabajando con un rastreador de tiempo. Tan pronto como comiences a trabajar, debes activar el rastreador de tiempo o al menos verificar la hora. Esto actúa como una forma de indicarle a tu cerebro que ahora estás en modo de trabajo. Del mismo modo, tan pronto como pases del modo de trabajo al modo de vida personal, debes desactivar el rastreador de tiempo o al menos verificar la hora, lo que nuevamente te ayuda a desactivar el modo de trabajo.
3.4. Relación de confianza
Como ya se explicó anteriormente, el auto seguimiento del tiempo no genera desconfianza y no es un símbolo de desconfianza, sino un símbolo de confianza entre el equipo y la gerencia.
Para una confianza aún mayor y un empoderamiento del equipo, es útil que todos en el equipo, incluso el equipo de administración, controlen su propio tiempo y que todos, incluida la administración, hagan que su tiempo de trabajo sea transparente para todos los demás.
3.5. Análisis de tiempo
Un buen beneficio adicional de que todo el equipo anote las horas de trabajo es que puedes generar análisis interesantes. Por ejemplo, puedes generar un gráfico de progreso (burn down chart) que visualice la cantidad de trabajo del equipo en su conjunto, así como de cada miembro individual del equipo. Con ese gráfico, como también se ve el trabajo restante, puedes ver instantáneamente si es probable que logres el objetivo del sprint.
Además, puedes ver la diferencia entre el tiempo estimado y el tiempo real. Esta relación de estimación a tiempo real se llama proporciones de fudge (fudge ratio). Aunque las proporciones de fudge variarán ampliamente, con el tiempo se verá una proporción de fudge precisa para el equipo y para cada miembro del equipo. Esa puede ser la base para ajustar la estimación o para tener una discusión seria con los miembros individuales del equipo en caso de que se retrasen continuamente en su trabajo.
En resumen, el seguimiento del tiempo propio tiene muchos beneficios y conducirá a una mayor productividad y más felicidad en el trabajo.
4. Seguimiento Ágil del Tiempo: la Mejor Manera de Realizar un Seguimiento del Tiempo
Como hemos visto anteriormente, el auto seguimiento del tiempo está de acuerdo con el empoderamiento del equipo que es fundamental para una organización ágil.
Pero más allá de esto, hemos integrado el seguimiento del tiempo propio en nuestra forma ágil de trabajar en ciclos de enfoque, que es muy similar a Scrum. La forma en que hacemos el seguimiento del tiempo en nuestro equipo la llamamos Seguimiento Ágil del Tiempo.
El Seguimiento Ágil del Tiempo es nuestro método para realizar el seguimiento del tiempo integrado con la metodología ágil, y esto nos ha funcionado durante muchos años. Como resultado, tenemos total transparencia, productividad y el equipo obtiene un sentido de justicia y empoderamiento.
Estos son los pasos de Seguimiento Ágil del Tiempo:
● Divide el proyecto y las tareas grandes en tareas más pequeñas.
● Calcula esas tareas en horas. Al estimar, asume un desarrollador estándar, de la misma manera que al estimar en puntos de historia, asume un desarrollador estándar.
● Pon una cantidad razonable de tareas y tiempo de trabajo en el sprint.
● Asigna tareas a los miembros del equipo.
● Permite que los miembros del equipo responsables de las tareas dividan estas tareas en tareas procesables aún más pequeñas y permiteles estimar cada subtarea.
● Deja que los miembros del equipo ajusten las estimaciones de tiempo.
● Haz una lista de tareas diarias.
● Durante el día solo trabaja en las tareas de la lista de tareas, y cada vez que termines una tarea marca el tiempo que tardaste en completar y ajusta el tiempo estimado al tiempo real.
● Estos cambios y el progreso del trabajo se registran automáticamente en el análisis de tiempo, en particular en el gráfico de progreso (burndown chart).
● Cada equipo puede ver la velocidad general del equipo, así como el trabajo de cada miembro del equipo.
● En la reunión de revisión del sprint, revisa los resultados del trabajo, pero también verifica el tiempo total de trabajo de cada miembro del equipo.
El proceso anterior de Seguimiento Ágil del Tiempo ayudará a tu organización a ser más productiva y a que tu equipo disfrute más del trabajo.
5. Software para el Seguimiento Ágil del tiempo
Hay muchas herramientas de software para la gestión de proyectos y para el seguimiento del tiempo. Sin embargo, solo hay unas pocas herramientas para el auto seguimiento del tiempo y para poder compartir este tiempo con todo el equipo. Además, no existe un sistema que permita una manera fácil de realizar el proceso de Seguimiento Ágil del Tiempo como se describe anteriormente, incluidos estos pasos:
- Divide el proyecto y las grandes tareas en tareas más pequeñas.
- Calcula esas tareas en horas.
- Asigna tareas a los miembros del equipo.
- Haz una lista de tareas diarias.
- Registra automáticamente las analíticas de tiempo.
Además, no existe ninguna herramienta que utilice los datos generados por el seguimiento del tiempo del equipo para crear informes visuales sobre la productividad del equipo, el retraso del equipo, la eficacia del equipo, etc.
Dado que no había una buena herramienta de software disponible, desarrollamos una herramienta patentada para que funcione perfectamente con el proceso anterior de Seguimiento Ágil del Tiempo. Esta herramienta se llama Workiamo. Al leer este artículo, ¡te permitimos acceder a él de por vida de forma gratuita! Para ello debes registrarte en www.workiamo.com introduciendo este código: ILOVEWORK
