¿Cuál es la Duración Ideal de un Sprint de Trabajo?

Trabajar en sprints tiene muchos beneficios. Pero, ¿qué duración deberían tener estos sprints? ¿Deben ser largos, como un mes, o cortos, como una semana?

La correcta duración del sprint es importante, por lo que la analizaremos en el artículo a continuación.

1. ¿Por Qué Trabajar en Sprints?

Con la creciente popularidad de ágil y, en particular, la metodología ágil de Scrum, cada vez más personas están trabajando en sprints. Pero, ¿qué son exactamente los sprints y cuáles son los beneficios de trabajar en sprints?

1.1. ¿Qué son los sprints?

Un sprint es un período de trabajo intenso, el cual comienza con la planificación del sprint y termina con la revisión del sprint. En la planificación del sprint, planificas el trabajo que deseas realizar durante el sprint. En la ejecución del sprint te enfocas exclusivamente en trabajar en lo que has planeado. En la revisión del sprint, revisas el trabajo que has realizado. Por lo tanto, tenemos tres elementos de un sprint:

● Planificación del sprint

● Ejecución del sprint

● Revisión del sprint

1.2. Beneficios del sprint

Trabajar en sprints tiene muchas ventajas que están relacionadas con los tres elementos del sprint.

La planificación del sprint asegura que el equipo tenga un objetivo claro y sepa en qué trabajar. La planificación del sprint también ayuda a motivar a todo el equipo al establecer una visión común.

La ejecución del sprint asegura que el equipo se concentre estrictamente en el trabajo que se planificó y no se desvíe por trabajo adicional.

La revisión del sprint permite al equipo mostrar su trabajo y recibir retroalimentación. La revisión del sprint también ayuda al equipo a ver qué salió bien y qué se puede mejorar, para la mejora continua.

2. ¿Cuánto Tiempo Debe Durar un Sprint?

El sprint está limitado por reuniones de planificación de sprint y de revisión de sprint. La pregunta ahora es: ¿Cuánto tiempo debe durar el período entre las reuniones, o sea el periodo de ejecución del sprint?

2.1. Cuestión de duración

Muchas personas que trabajan en sprints prefieren tener sprints cortos de 1 a 2 semanas. Otras personas prefieren tener sprints largos de 1 a 2 meses. Ambos tienen sus ventajas, tanto tener sprints cortos como tener sprints largos.

2.2. Argumentos a favor de los sprints cortos

Los principales argumentos a favor de los sprints cortos son:

● Flexibilidad

● Reuniones más cortas

● Menos reuniones intermitentes

● Menos obstáculos

● Mejora continua

2.2.1. Flexibilidad

El principal argumento para los sprints cortos es una mayor flexibilidad. Durante un sprint, se supone que el equipo no debe trabajar en nada que no haya sido planeado en la reunión del sprint. Eso significa que si surgen cambios, el equipo podría quedarse atascado en el trabajo durante la duración del sprint la cual ya no es relevante. Un ciclo de sprint corto significa que la próxima reunión de planificación de sprint, en la que se puede cambiar el enfoque del trabajo, nunca está lejos.

2.2.2. Reuniones más cortas

Con una duración de sprint más corta, hay menos trabajo que planificar y revisar y, por lo tanto, las reuniones de sprint pueden llevar menos tiempo.

2.2.3. Menos reuniones intermitentes

Otro argumento es que con ciclos de sprint más cortos se tienen reuniones de sprint más frecuentes, lo que reduce la necesidad de otro tipo de reuniones además de las reuniones de sprint.

2.2.4. Menos obstáculos

En cada reunión de sprint se pueden eliminar potenciales obstáculos. Entonces, otra ventaja de los sprints cortos es que hay menos posibilidades de que los obstáculos retrasen el trabajo, ya que la próxima reunión del sprint siempre estará cerca.

2.2.5. Mejora continua

Cada revisión de sprint brinda retroalimentación al equipo para que pueda mejorar continuamente. Una duración de sprint más corta y, por lo tanto, reuniones de sprint más frecuentes significan más oportunidades para mejorar.

2.3. Argumentos a favor de los sprints largos

Los argumentos principales para tener un sprint largo son:

● Estabilidad

● Menos gastos de administración

● Compartir estrategia y visión

2.3.1. Estabilidad

Una de las principales ventajas de los sprints largos es la estabilidad de mantenerse encaminado. Cuando las cosas cambian con frecuencia, los equipos pueden frustrarse porque les lleva algo de tiempo hincar el diente en un determinado proyecto o tarea. Por otro lado, los períodos de sprint largos proporcionan estabilidad para que el equipo sea más productivo.

2.3.2. Menos gastos generales de administración

Cada reunión de sprint requiere algo de tiempo para todos los miembros del equipo, lo que puede resultar en gastos generales importantes. Esta es la razón principal por la que muchos equipos prefieren tener ciclos de sprint más largos y reducir la frecuencia de las reuniones de planificación y revisión de sprint.

2.3.3. Compartir estrategia y visión

Los ciclos de sprint largos permiten al equipo planificar en un horizonte de tiempo más largo y, por lo tanto, no solo cubren tareas específicas, sino que también cubren la estrategia de la empresa. Además, permite construir una visión unificada, una visión que motive al equipo.

2.4. La duración óptima de un sprint depende de la situación

Entonces, ¿cuál es la duración adecuada para un sprint? ¡La respuesta es ambas, larga y corta! En un sprint largo, puedes mantener el rumbo durante más tiempo y puedes desarrollar un objetivo emocionante. Por otro lado, un sprint corto significa que eres más flexible. También significa que puedes realizar revisiones y ajustes frecuentes para obtener una mejora continua.

Cuál de los dos es mejor depende de la situación en cuestión. Visualizamos esta dependencia en el siguiente diagrama:

Los factores a tener en cuenta al determinar la duración de un ciclo de sprint son:

● Tamaño del equipo

● Frecuencia de reuniones

● Entorno cambiante

● Duración de las reuniones de sprint

● Horizonte de planificación

● Ubicación del equipo

2.4.1 . Tamaño del equipo

Cuando el tamaño de un equipo es grande, es decir, más de 10 personas, la sobrecarga administrativa de las reuniones de planificación del sprint y revisión del sprint aumenta. Por esa razón, deseas tener reuniones menos frecuentes al tener ciclos de sprint más largos.

2.4.2. Frecuencia de las reuniones

Cuando ya se lleva a cabo reuniones de equipo que no sean reuniones de sprint con frecuencia, se tiene menos necesidad de que el equipo se reúna en reuniones de sprint. Por lo tanto, cuanto mayor sea la frecuencia de otros tipos de reuniones, más largo puede ser el sprint.

2.4.3. Entorno cambiante

Cuando el entorno cambia con frecuencia, debes asegurarte de tener mucha flexibilidad, mientras que la estabilidad debe sacrificarse. Por lo tanto, los ciclos de sprint más cortos son mejores.

2.4.4. Duración de las reuniones de sprint

Cuando desees que las reuniones de sprint sean muy cortas, es decir, menos de 30 minutos, deberás realizarlas con más frecuencia. Las reuniones cortas también significan menos gastos generales, por lo que es menos costoso tenerlas con frecuencia. Por lo tanto, cuanto más cortas sean las reuniones de sprint, más cortos pueden ser los ciclos de sprint.

2.4.5. Horizonte de planificación

Cuando desees planificar no solo en un nivel de tareas específicas sino en un nivel superior estratégico, es mejor tener ciclos de sprint largos. Mientras que, por otro lado, si solo deseas planificar en un nivel de tareas, puedes tener ciclos de sprint muy cortos.

2.4.6. Ubicación del equipo

Cuando todo el equipo está ubicado en una misma oficina y, por lo tanto, se encuentran todos los días, hay menos necesidad de que el equipo se reúna de forma regular. Por lo tanto, los ciclos de sprint largos tienen sentido. Pero, por otro lado, si el equipo está ubicado de forma remota, las reuniones de sprint también sirven para aumentar la cohesión del equipo y, por lo tanto, deberían ser más frecuentes, es decir, ciclos de sprint más cortos.

3. Sprint de Dos Niveles

Hemos visto las ventajas de los sprints largos y cortos. Entonces, ¿cuál es mejor? ¿O qué tal si los combinamos? Esta es la respuesta simple pero brillante al desafío de fijar la duración ideal del sprint.

He implementado este método desde hace muchos años en mis equipos virtuales y he visto los beneficios del mismo. La respuesta es un sprint de dos niveles. Déjame explicarte cómo lo hacemos:

• Tenemos un ciclo de sprint mensual de alto nivel en el que planificamos la dirección del proyecto a un nivel superior durante el próximo mes.
• Luego también tenemos ciclos semanales en los que planificamos la dirección del proyecto durante la próxima semana. Esto se hace a un nivel inferior, que no se trata de estrategia sino de tareas específicas.

3.1. Sprint mensual

Al comienzo de cada mes, más precisamente el primer lunes de cada mes, tenemos una reunión de planificación de sprint mensual. En esta reunión planificamos a un nivel más estratégico. A menudo, esta reunión está dirigida por el equipo empresarial que está más familiarizado que el equipo de implementación técnica con los clientes, los inversores y las necesidades del producto.

En la reunión planificamos los principales objetivos para los próximos meses. Posteriormente, también planificamos los próximos pasos específicos a realizar durante la próxima semana.

El último viernes del mes tenemos una revisión de sprint y una reunión retrospectiva. En esta reunión, cada persona muestra lo que ha logrado. También analizamos qué salió bien y qué se puede mejorar.

3.2. Sprint semanal

Todos los lunes tenemos una reunión de sprint de 30 a 45 minutos. En esta reunión, revisamos tanto lo que hicimos durante la última semana como también planificamos lo que vamos a hacer durante la próxima semana.

Esta reunión generalmente no se centra en la estrategia a menos que haya algunos cambios importantes. En cambio, solo se enfoca en qué tareas se realizaron y qué tareas se planean para las próximas semanas.

3.3. Ventajas de combinar dos niveles de sprint

Al trabajar tanto en sprints semanales como mensuales, podemos combinar todas las ventajas de períodos de sprint más cortos y más largos. Además, es un equilibrio ideal entre flexibilidad y estabilidad.

La otra gran ventaja es que este modelo de sprint se ajusta al ciclo natural establecido en nuestras sociedades de semana y mes. A las personas se les paga mensualmente y piensan en términos de meses. Las personas también piensan en trabajar en semanas y ven los fines de semana como su tiempo de recuperación natural. Entonces tiene sentido usar estos ciclos naturales que la gente ya está usando. Y al usar estos dos juntos, podemos tener una visión más amplia en el ciclo mensual y podemos ser flexible en el ciclo semanal.

3.4 Planificación de un sprint de dos niveles con Workiamo

Trabajar con una planificación de sprints de dos niveles ha aumentado en gran medida mi propia productividad personal, así como la de los equipos en los que trabajo. Sin embargo, tiene el potencial de causar demasiados gastos generales de planificación. Por esa razón, es importante que las tareas puedan colocarse fácilmente de la lista de tareas mensuales a la lista de tareas semanales y viceversa.

Con los sistemas tradicionales de gestión de proyectos, esto puede complicarse fácilmente. Por lo tanto, desarrollé un software de enfoque que tiene incorporado el sistema de planificación de dos niveles. Por lo tanto, facilita la planificación por mes y por semana y mantiene sincronizadas las diferentes listas de tareas, la lista de tareas pendientes (backlog), la lista de tareas mensual y semanal.

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