Deja de Trabajar de Acuerdo a las Fechas de Vencimiento
Muchas personas asignan fechas de vencimiento a todas sus tareas y luego pasan todo el día de trabajo completando las tareas que vencen. Este hábito común parecería conducir a la productividad, pero de hecho conduce a más estrés y menos productividad!
El método alternativo de programar el trabajo es a través de ciclos de enfoque, el cual brinda más productividad y más felicidad.
1. Tareas de Tiempo Fijo Vs Tareas de Tiempo Flexible
Si eres como la mayoría de las personas, asignas fechas de vencimiento a la mayoría de tus tareas. Y si estás utilizando cualquiera de los sistemas de gestión de proyectos/tareas más populares, las tareas re-aparecerán automáticamente en la fecha de vencimiento asignada.
Este parece un sistema eficiente, ya que asignas fechas de vencimiento a las tareas cuando llegan las tareas, y solo necesitas pensar en las tareas nuevamente cuando las tareas reaparecen en su fecha de vencimiento. Pero en realidad, este sistema tiene muchas consecuencias negativas que veremos a continuación. Además, existe un sistema mucho mejor para programar sus tareas. Este sistema se llama Sistema de Trabajo Ciclos de Enfoque. Te mostraremos las ventajas y la mejor forma de utilizar este sistema.
1.1. Tareas de tiempo fijo
Cuando decimos que no debes asignar fechas de vencimiento, no queremos decir que no debes asignar fechas de vencimiento a tareas que deben realizarse en una fecha y hora específicas. Por ejemplo, si tienes una cita con el médico el 23 de Febrero a las 10:00 a.m., no puedes ir el día 22 a las 2:00 p.m. La cita con el médico es una tarea de tiempo fijo. Por lo que debes estar allí a la hora específica. Por lo tanto, debes programar esa cita en tu calendario para esa fecha y hora.
De manera similar, se podría programar una reunión con colegas para el 25 de Febrero a las 9:00 am. Por lo tanto, debes estar presente en el momento exacto, ni antes ni después, ya que las reuniones también son tareas de tiempo fijo.
Además, en el cumpleaños de tu papá no debes llamarlo ni un día antes ni un día después. Debes llamarlo en la fecha exacta. Esto se debe a que los cumpleaños, aunue no están limitados por una hora específica, están limitados por el día, así que también son tareas de tiempo fijo.
1.2. Tareas de tiempo semi-flexible
Sin embargo, la gran mayoría de las tareas no están estrictamente limitadas en el tiempo. No es necesario que se realicen en una fecha u hora específicas. Como máximo tienen una “fecha de vencimiento”. Una fecha de vencimiento significa que la tarea debe realizarse ANTES DE esa fecha y no necesariamente EN esa fecha. Este tipo de tareas las llamamos tareas de tiempo semi-flexible.
Entonces, digamos que estás haciendo una oferta para una licitación pública para la cual la presentación es el 26 de Febrero. Esto significa que tienes que asegurarte de que todas las tareas de la licitación pública se realicen entre ahora y el 26 de Febrero, pero no necesariamente el 26 de Febrero.
De hecho, si estableces la fecha de vencimiento para todas las tareas requeridas el 26 de Febrero, tendrás un problema, ya que probablemente será imposible completar todas las tareas en un solo día. Para evitar esto, tendrías que asignar fechas de vencimiento antes de la fecha límite final para la mayoría de las tareas.
1.3. Tareas de tiempo flexible
Además de esas tareas que están limitadas a la fecha de vencimiento, tienes tareas que no tienen ningún componente de tiempo. Probablemente quieras hacer estas tareas lo antes posible, pero teóricamente aún pueden esperar varias semanas o meses. Por lo tanto, estas tareas no tienen un límite de tiempo y, por lo tanto, no deberían tener una fecha de vencimiento. A estas las llamamos tareas de tiempo flexible.
1.4. La mayoría de las tareas no tienen un límite de tiempo
Cuando miramos una lista de tareas típica de un trabajador de oficina, encontramos que, si bien algunas tareas tienen un límite de tiempo, la mayoría de las tareas no están vinculadas a una fecha determinada. En particular, para los emprendedores y las personas creativas, como músicos o artistas, la mayoría de las tareas no tienen un límite de tiempo. Sí, necesitan hacer las cosas lo antes posible porque si no crean, no obtendrán resultados. Pero hay pocos plazos estrictos.
Por otro lado, los empleados obtienen más plazos establecidos por sus jefes y su equipo. Pero los plazos no definen la fecha específica en la que se debe realizar una tarea, sino solo una fecha en la que la tarea debe completarse HASTA, lo que significa que lo más probable es que deba realizarse varios días antes. Así que tampoco es un tiempo realmente fijo.
Veamos la típica distribución de las tareas en categorías de tiempo:
Como se puede ver para la mayoría de la gente la mayor parte de las tareas son o tareas que se deben realizar antes de una fecha de vencimiento determinada (semi-flexible) o tareas que se deben realizar lo antes posible pero que no tienen una fecha de ejecución específica asociada (flexible). De hecho, para la mayoría de las personas el tiempo en reuniones, citas y otras tareas vinculadas a un tiempo específico es menos del 20%.
Lo que recomendamos aquí es que continúes asignando fechas de vencimiento o franjas horarias específicas para tareas de tiempo fijo. Pero para las tareas que sólo están limitadas por plazos (semi-flexibles) o tareas que no tienen ningún tiempo asociado (flexibles), debes dejar de asignar fechas de vencimiento, o al menos no programar tu trabajo de acuerdo a ellas, ya que esto tiene muchos inconvenientes.
2. Problema de la Programación del Trabajo de Acuerdo a Fechas de Vencimiento
Asignar fechas para tareas que deben realizarse en una fecha determinada no es un problema. El problema surge cuando las personas asignan fechas de vencimiento a las tareas que deben realizarse, y luego las tratan como fechas de ejecución, porque la fecha límite es diferente a la fecha de ejecución. Relevante para ti debería ser cuando tengas que trabajar en la tarea, es decir, la fecha de ejecución, no el último día de la fecha límite.
Estos son los principales problemas que experimentan las personas cuando solo establecen fechas de vencimiento en lugar de la fecha de ejecución y cuando utilizan las fechas de vencimiento para determinar su programación de trabajo:
● Planificación incorrecta del tiempo
● Falta de flexibilidad
● Estrés
● Falta de trabajo profundo
● Incumplimiento de fechas límite
2.1. Planificación incorrecta del tiempo
Cuando establezcas fechas de vencimiento y utilices uno de los sistemas de gestión de proyectos/tareas más populares, la tarea volverá a aparecer el día de la fecha de vencimiento. El problema con esto es que muchas personas establecen fechas de vencimiento como fecha límite final. Entonces, cuando surgen muchas tareas el último día, es demasiado tarde para ejecutar todas esas tareas.
Al ser conscientes de este problema, muchas personas han aprendido a establecer la fecha de vencimiento antes de la fecha límite final. Pero entonces podrían establecerlo demasiado temprano o aún demasiado tarde. O establecen todas las fechas de vencimiento en la misma fecha para que algunos días tengan poco trabajo y en otros mucho.
El verdadero problema es que a la hora de anotar las fechas de vencimiento aún no tienes toda la información, para saber cuál es la mejor fecha para trabajar en una determinada tarea.
2.2. Falta de flexibilidad
Las personas que asignan fechas de vencimiento a todas o la mayoría de sus tareas, se encontrarán trabajando casi exclusivamente de acuerdo con las fechas de vencimiento. Tienen que mantenerse al día todos los días con las tareas que tienen la fecha de vencimiento “Hoy”.
Esto no les permite la flexibilidad de elegir tareas que podrían ser más apropiadas por el momento. Por ejemplo, si acabas de tener una idea brillante en el trabajo, es posible que quieras desviar algo de atención a esa idea y retrasar otras tareas. Pero puede que esto no sea posible si tienes muchas tareas con fechas de vencimiento “Hoy”.
2.3. Estrés
Trabajar con muchas fechas de vencimiento próximas puede resultar muy estresante. Incluso si eres una persona creativa o un emprendedor y, por lo tanto, has elegido ser tu propio jefe, puedes sentirte fácilmente como un esclavo de las fechas de vencimiento. Entonces te estresas.
2.4. Falta de trabajo profundo
Cuando tienes muchas fechas de vencimiento próximas, es difícil entrar en un flujo o un estado de trabajo profundo, un estado en el que se tiene el nivel máximo de productividad.
Es por eso que muchas personas sienten que están en mejores condiciones para entrar en este estado productivo, cuando se deshacen de su lista de tareas pendientes que les dice lo que TIENEN QUE HACER y, en cambio, simplemente escriben por la mañana en lo que QUIEREN trabajar.
2.5. Incumplimiento de fechas límite
Cuando tienes muchas fechas de vencimiento, parecería que es menos probable que no se cumplan los plazos, pero de hecho ocurre lo contrario; es más probable que pierdas los plazos. Por dos razones: una, las personas a menudo establecen fechas de vencimiento como fechas límite, lo que los lleva a elaborar una enorme lista de tareas en la fecha límite que es imposible de completar.
Segunda razón, cuando tienes tus tareas de tiempo fijo, como reuniones, mezcladas con tus tareas de tiempo flexible, es más probable que pierdas de vista las tareas que realmente tienen un tiempo fijo.
Por todas las razones anteriores, recomendamos encarecidamente no trabajar de acuerdo con una programación basada en fechas de vencimiento.
3. Beneficios de No Programar tu Trabajo de Acuerdo a las Fechas de Vencimiento
Hay muchos beneficios de no trabajar de acuerdo con las fechas de vencimiento, la mayoría de los cuales se derivan de la discusión anterior sobre los inconvenientes de las fechas de vencimiento:
● Libertad
● Flexibilidad
● Trabajo profundo y menos estrés
3.1. Libertad
Cuando no estableces fechas de vencimiento para tareas que no están limitadas en el tiempo, tendrás muchas menos tareas emergentes todos los días con la fecha de vencimiento “Hoy”.
Eso significa que tienes mucho más tiempo para ti. Pero, de hecho, también es el mejor momento para ser productivo y feliz al mismo tiempo.
3.2. Flexibilidad
Cuando dejas abierta la fecha de ejecución, puedes decidir espontáneamente, ya sea por la mañana o justo antes de la ejecución de la tarea, en qué quieres trabajar. Eso te da flexibilidad para tener en cuenta factores como la carga de trabajo, el entorno de trabajo, los factores externos, tu propia concentración y en qué tienes más ganas de trabajar.
3.3. Trabajo profundo y menos estrés
Un buen efecto secundario de tener menos tareas con fecha de vencimiento “Hoy” es que te sientes menos estresado. Si bien podrías pensar que esto conduce a hacer menos trabajo, mi experiencia es que esto a menudo conduce al trabajo más profundo y productivo.
4. Problema de No Programar el Trabajo
Hemos visto anteriormente los muchos beneficios de no asignar el trabajo de acuerdo con las fechas de vencimiento. Sin embargo, ¿qué sucede si simplemente no haces ninguna programación? Simplemente dejas todas tus tareas sin clasificar según el tiempo y te das la flexibilidad de realizar cualquier tarea en cualquier momento.
¡Esta máxima flexibilidad también es muy problemática! Los principales problemas son:
● No saber en qué trabajar a continuación
● Procrastinación
● Estrés
● Falta estructura
4.1. No saber en qué trabajar a continuación
El problema obvio de no realizar ninguna programación de trabajo es que no sabes en qué trabajar a continuación. Y si quieres determinar en qué trabajar a continuación cada vez que estés a punto de comenzar una nueva tarea, puede llevar mucho tiempo averiguar cuáles son las cosas más valiosas en las que trabajar.
4.2. Procrastinación
Relacionado con lo anterior, es que para muchas personas no tener el trabajo programado con anticipación conduce a la procrastinación. Esto se debe a que miran su enorme lista de tareas y se desmotivan por su tamaño y luego deciden no hacer nada.
4.3. Estrés
Mientras que algunas personas comienzan a posponer las cosas sin una programación de trabajo, muchas otras sienten estrés. Ven su enorme lista de tareas y tienen la sensación de que necesitan hacer todo lo antes posible, y esto los estresa.
4.4. Falta de estructura
Finalmente, no determinar la programación de trabajo con anticipación significa que te falta estructura. La estructura es lo opuesto a la flexibilidad. Si bien es excelente tener la flexibilidad para determinar tus propias tareas y proyectos y cuándo exactamente trabajar en ellos, esta falta de estructura también es negativa y conduce a una menor productividad, procrastinación e infelicidad.
Esto es especialmente cierto para las personas que no están limitadas por una estructura externa, como las personas creativas o los emprendedores.
Hoy en día, cada vez más empleados trabajan desde casa sin ningún supervisor directo y, por lo tanto, carecen de estructura externa. Con menos estructura externa es aún más importante tener alguna estructura interna proveniente de una programación de trabajo. Por eso es importante equilibrar la flexibilidad con la estructura.
Por todas estas razones, si bien recomendamos no trabajar de acuerdo con una programación establecida por fechas de vencimiento, también te recomendamos encarecidamente que establezcas una programación de trabajo.
5. Uso de Ciclos de Enfoque para la Programación del Trabajo
Si debes hacer una programación de trabajo pero no debes obtener tu programación de trabajo de acuerdo a las fechas de vencimiento, ¿cómo lo haces? La respuesta es CICLOS DE ENFOQUE. Los ciclos de enfoque son períodos cortos de tiempo que están precedidos por una sesión de planificación y terminados por una sesión de revisión. Durante los ciclos de enfoque, solo te concentras en la ejecución del trabajo que has planificado previamente.
Se tiene diferentes duraciones de ciclos de enfoque:
● Mes
● Semana
● Día
● Sesión de trabajo (o sesión Pomodoro)
Todos estos son importantes y deben usarse en combinación para su programación de trabajo.
La programación del trabajo por ciclos de enfoque combina todos los beneficios y ninguno de los inconvenientes de no programar el trabajo en absoluto así como también de programarlo de acuerdo con las fechas de vencimiento.
5.1. Programación del trabajo con Ciclos de Enfoque
Así es como funciona la programación con ciclos de enfoque:
● Crea todas las tareas. Hazlo observando tus grandes metas, dividiéndolas en proyectos, dividiendo proyectos en tareas y tareas en subtareas accionables. Este primer paso crea una lista de tareas bien estructurada pero extremadamente grande que contiene todo lo que quieres lograr.
● A continuación, quieres dividir la lista general de tareas en diferentes ciclos de enfoque:
○ Primero, selecciona qué tarea quieres completar este mes y cuáles permanecerán en la lista de tareas a realizar en el futuro.
○ En segundo lugar, cada semana al comienzo de la semana, mira las tareas restantes en las listas de tareas mensuales y selecciona las tareas para esta semana en particular.
○ En tercer lugar, observa todos los días las tareas restantes en la lista de tareas semanales y selecciona las tareas que se realizarán ese día.
○ Finalmente, reorganiza las tareas diarias en el orden de ejecución y luego enfócate sólo en la ejecución.
5.2. ¿Por qué la programación del trabajo de Ciclos de Enfoque es tan poderosa?
He estado utilizando la programación del trabajo en diferentes niveles de ciclos de enfoque como se explicó anteriormente durante mucho tiempo y he estado aconsejando a otros que hagan lo mismo. Otras personas y yo hemos visto enormes beneficios de estar más concentrados, más organizados, más productivos y más felices.
5.2.1. Enfoque
Uno de los principales beneficios de trabajar con ciclos de enfoque es el aumento del enfoque. Esto se debe a que, por un lado, no tienes demasiadas fechas de vencimiento “Hoy” que interrumpan tu flujo de trabajo y, por otro lado, constantemente sabes en qué trabajar a continuación.
● Durante el día solo estás concentrado en tus tareas diarias y puedes olvidarte de todo lo demás.
● Durante la semana solo te concentras en las tareas semanales y puedes olvidarte de todo lo demás.
● Durante el mes solo te concentras en las tareas mensuales y puedes olvidarte de todo lo demás.
● De esta manera puedes lograr el mayor nivel de concentración. Es por eso que los intervalos de tiempo se denominan ciclos de enfoque.
5.2.2. Planificación por etapas
El problema con las fechas de vencimiento no es tanto asignarlas, sino planificar tu programación de trabajo en torno a ellas. Especialmente si las fechas de vencimiento son fechas límite que no se supone que sean fechas de ejecución.
Pero incluso si las personas asignan fechas de vencimiento independientes de los plazos límite, como una especie de fecha de ejecución, no funciona, por la razón principal de que se establecen en un momento en el que aún no es posible determinar el tiempo de ejecución correcto.
Peor aún, es la programación del trabajo con un calendario y así asignar no sólo una fecha sino también un tiempo fijo a tareas que por naturaleza son tareas de tiempo flexible. Hemos escrito sobre el peligro de esto en este artículo:
“¿Estás Planeando con un Calendario? ¡Este Consejo Disparará tu Productividad!”
Establecer una fecha de ejecución o incluso una hora por adelantado en el punto en el que entran las tareas, es demasiado pronto, ya que aún no tienes toda la información sobre la programación perfecta.
La programación de trabajo basada en ciclos de enfoque determina la programación de trabajo perfecta de manera incremental, mientras más información tengas, más precisa será la programación.
● Inicio del mes: solo determinas el trabajo durante los próximos 30 días a un nivel general, sin especificar la semana
● Inicio de la semana: solo determinas el trabajo durante los próximos 7 días a un nivel general, sin especificar el día
● Inicio del día: solo determinas el trabajo durante las próximas 24 horas a un nivel general sin especificar la hora
● Sesión Pomodoro: determinas la tarea específica para trabajar a continuación
La planificación de ciclos de enfoque te permite planificar exactamente el horizonte de tiempo correcto, desde muy general hasta muy preciso, en varios incrementales.
5.2.3. Resumen de beneficios
En resumen, existen estos enormes beneficios de programar el trabajo mediante ciclos de enfoque:
● Equilibrio ideal, flexibilidad y estructura
● Menos estrés
● Más enfoque
● Más productividad
5.2.4. Workiamo la herramienta de enfoque
El desafío de programar el trabajo de acuerdo con diferentes niveles de ciclos de enfoque es que es bastante complicado y requiere mucho tiempo hacer la programación de trabajo mensual, semanal y diario, especialmente si estás trabajando en varios proyectos simultáneamente como para cada ciclo tienen que transferir tareas del ciclo más general al más específico: mensual -> semanal -> diario -> programa de ejecución.
Las herramientas de gestión de proyectos y tareas existentes permiten establecer fechas de vencimiento, pero no tienen una forma sencilla de integrar los ciclos de enfoque. Por esta razón desarrollamos una herramienta específica para la programación del trabajo por ciclos de enfoque, denominada Workiamo.
Workiamo es una herramienta muy simple y es ideal para cualquiera que quiera estar menos estresado y ser más productivo. Al leer esto, ¡te permitimos acceder a él de por vida de forma gratuita! Para ello, debes registrarte en www.workiamo.com introduciendo este código: ILOVEWORK.
