Equilibra Tu Presupuesto de Tiempo
La mayoría de nosotros estamos tratando de lograr demasiadas cosas y, por lo tanto, sentimos que tenemos muy poco tiempo. Peor aún, constantemente sentimos que tenemos que agregar más cosas a nuestra lista de tareas pendientes. Dejar de hacer esto ayuda a tomar conciencia de nuestra asignación de tiempo.
1. Importancia de Ser Consciente del Tiempo
Me sentía constantemente abrumado y nunca podía completar mi lista de tareas diarias. Sabía que necesitaba trabajar más para cumplir con los plazos en el trabajo, pero al mismo tiempo sabía que tenía que dormir más, pasar más tiempo con amigos y la familia, pasar más tiempo haciendo ejercicio, pasar más tiempo en la naturaleza y también volver a ser más espiritual. Así que estaba presionándome constantemente para hacer más en cada área, pero estaba frustrado porque mi tiempo era limitado. El único consuelo que tuve fue que para la mayoría de mis amigos la situación parecía ser similar.
Entonces, ¿cómo podría salir de esta sobresaturación? ¿Cómo podría ser productivo y también sentirme productivo, mientras me siento menos abrumado?
Decidí que necesitaba ser más consciente de cómo pasaba mi tiempo. Así que abrí una hoja de cálculo y anoté todas las actividades en las que pasaba tiempo; cosas como dormir, hacer ejercicio, pasar tiempo con la familia, desarrollo personal y trabajar. Al final de este ejercicio, adquirí mucha más conciencia de cómo pasaba el tiempo y esta percepción me permitió tomar medidas que redujeron mi sensación de abrumación. Así que en lo que sigue quiero compartir con ustedes lo que hice paso a paso.
2. Ejercicio de Conciencia del Tiempo
Éstos son los pasos del Ejercicio de Conciencia del Tiempo:
- Escribe una lista de actividades que toman tu tiempo.
- Luego, escribe las horas reales que dedicas actualmente a cada tarea, tanto diaria como semanalmente.
- Luego, aumenta la cantidad de actividades en las que quisieras dedicar más tiempo y las actividades que quisieras comenzar a realizar.
- Luego, saca las actividades que quisieras eliminar.
Lo anterior se hace mejor en una hoja de cálculo de la siguiente manera:
5. La hoja de cálculo tiene cinco columnas:
- Actividades semanales
- Actual: Horas por día
- Actual: Horas por semana
- Meta: Horas por día
- Meta: Horas por semana
Las horas actuales son las horas que dedicas actualmente a las diferentes actividades. Las horas meta son las horas que deberías dedicar a las diferentes actividades.
Las dos últimas filas de la lista siempre deben ser trabajo y tiempo total. El tiempo total debe fijarse en 24 y 168 horas respectivamente para el día y la semana. Como el tiempo total diario y semanal es fijo, puedes establecer las horas de trabajo diarias como 24 horas (actividades diarias no laborales) y las horas laborales semanales como 168 horas (actividades semanales no laborales).
La hoja de cálculo de resultados debe tener un aspecto similar al siguiente:
Los tipos de actividades en las que podrías dedicar tiempo son las siguientes:
Mantenimiento físico
● Dormir
● Ir a la cama, levantarse (estar despierto mientras estás en la cama)
● Siestas energéticas
● Preparar la comida, comer, restaurante (todas las comidas) , lavar los platos, comprar comida
Limpieza y orden
● Higiene personal, ducha y baño
● Lavar la ropa, hacer la cama
● Limpiar tu habitación, archivos, mensajes de correo electrónico, organizar
Salud y estado físico
● Hacer ejercicio, correr, gimnasio, ciclismo
● Belleza (afeitarse, teñirse el cabello, maquillaje)
● Doctor, dentista, etc.
Compras y finanzas
● Finanzas/administración personales
● Comprar productos electrónicos, ropa, reparaciones
● Alquilar, viajar, comprar viajes
● Realizar pagos
● Alquilar apartamento
● Ver escaparates
Familia y amigos
● Pasar tiempo con amigos, familiares y colegas
● Citas, sitios de citas, mensajes
● Ayuda a amigos
Desarrollo personal
● Diario personal
● Autodesarrollo
● Habilidades profesionales (programación, marketing, etc.)
● Aprendizaje de idiomas
Caridad
● Voluntariado
● Donación de sangre, donación de esperma
Entretenimiento
● Juegos, películas, libros de ficción
● Distracción: revisar las noticias, Youtube, Facebook
● Hacer el amor, masturbarse
● Bailar, tenis, otro deporte
Espiritualidad
● Iglesia, espiritualidad
● Meditar, yoga, pilates, caminatas por la naturaleza
Relacionado con el trabajo
● Desarrollo profesional
● Búsqueda de empleo
● Traslado al trabajo
Planificar y revisar
● Planificación (semanal, diaria)
● Revisar y analizar el trabajo
Puedes acceder a la hoja de cálculo de muestra y hacer una copia aquí:
Utiliza las actividades y tiempos anteriores como punto de partida para tu propia lista, pero incluye actividades adicionales en las que ya estés dedicando tiempo o en las que quieras dedicar tiempo.
No tienes que estimar el tiempo tanto en términos de semanas como de días. Simplemente calcula días o semanas y luego calcula el otro con una fórmula: o divide las horas semanales entre 7 para llegar a las horas diarias, o multiplica las horas diarias por 7 para llegar a las horas semanales.
3. Anota las Metas y Aumenta el Tiempo Para las Tareas
En el paso 1 anotaste tus actividades semanales y en el paso 2 anotaste el tiempo que dedicas a cada tarea. Ahora, queremos ver la diferencia con tu tiempo meta, cuánto tiempo pretendes dedicar en el futuro.
Después de haber anotado todas las estimaciones de tiempo de tus tareas en la columna para el tiempo actual, ahora realiza el paso 3, que es copiar y pegar el valor en la columna para el tiempo meta. Eso significa que el tiempo actual que estás dedicando a cada tarea es el punto de partida para tus metas.
Luego, en el paso 3, aumenta el valor de la tarea en la que deseas dedicar más tiempo. Primero observa en qué actividades deseas dedicar más tiempo y aumenta el valor del tiempo para ellas. Además, agrega actividades que aún no estás haciendo pero que quisieras hacer en el futuro.
Mucha gente agrega tiempo adicional a estas actividades:
● Dormir
● Yoga, meditación
● Ejercicio físico
● Tiempo con la familia
● Tiempo para la espiritualidad
Si agregas valor al tiempo de esas actividades, el valor total del tiempo de todas las actividades no laborales es ahora bastante grande, a menudo más de 20 horas, lo que deja poco tiempo para trabajar.
4. Haz Espacio Para el Trabajo
Después de agregar todas las actividades no laborales en las que deseas trabajar, en el paso 4, debes ver el tiempo disponible total de trabajo y tener más tiempo disponible para ello.
Si has utilizado la fórmula que te recomendamos anteriormente, todas tus actividades habrían reducido automáticamente el tiempo disponible para trabajar, para ajustarse a las 24 horas del día.
Digamos que tienes un total de 20 horas diarias de actividades no relacionadas con el trabajo. Esto significa que solo tiene 4 horas disponibles para trabajar. ¿Es suficiente? ¡Probablemente quieras y tengas que trabajar más que eso!
En mi experiencia, una vez que la gente agrega todas las actividades no laborales que quieren hacer, como ejercicio, yoga, tiempo con la familia, etc., siempre tienen una cantidad muy baja de tiempo disponible para trabajar. En muchos casos, el tiempo de trabajo es negativo, lo que significa que las actividades no laborales por sí solas toman más de 24 horas al día.
Para poder obtener más tiempo de trabajo, ahora debes eliminar actividades o reducir el tiempo para ellas.
Las actividades en las que las personas pueden reducir el tiempo fácilmente sin arrepentirse son:
● Entretenimiento
● Distracciones a través de las redes sociales
● Compras
Sin embargo, la mayoría de las personas encuentran que todavía hay muy pocas horas disponibles para trabajar, ya que las actividades no laborales superan las 18 horas.
5. La Multitarea No Funciona
Puedes pensar que hay una manera de conseguir más de 24 horas de actividades en tu día mediante la multitarea. Por ejemplo, podrías estar haciendo lo siguiente:
● Escuchar un podcast de desarrollo personal mientras trabajas
● Aprender un idioma mientras duermes
● Verificar las redes sociales mientras juegas con tus hijos
Podrías pensar que al hacer dos cosas al mismo tiempo, puedes ahorrar tiempo, pero en general esta es una mala idea, ya que eres menos eficaz en las dos actividades realizadas simultáneamente.
Por ejemplo, una amiga mía escucha podcasts de autodesarrollo todo el día, mientras realiza otras actividades. Sin embargo, incluso si ella escucha un podcast muchas veces, todavía no habrá absorbido el contenido. Por el contrario, yo pondré toda mi atención en un podcast, pero he absorbido el contenido completo después de escucharlo una sola vez.
6. Equilibrar el Tiempo Diario es Difícil
Encajar todas sus actividades en solo 24 horas diarias es difícil. Puedes compararlo con equilibrar el presupuesto de un gobierno. Ningún gobierno del mundo puede equilibrar regularmente el presupuesto. Esto se debe a que siempre es más fácil agregar cosas nuevas en las que gastar, en lugar de recortar el gasto. Es por eso que debemos enfocarnos en recortar más cosas y no en agregar siempre cosas nuevas a nuestro horario de trabajo diario.
El yoga, la meditación, caminar en la naturaleza, el ejercicio físico, el voluntariado, pasar tiempo con la familia son cosas buenas para ti. Pero primero debes asegurarte de tener suficiente tiempo en tu día antes de agregarlas a tus actividades. Si no lo haces, agregar estas actividades sólo aumentará tu estrés y la sensación de abrumación.
Desafortunadamente, muchas personas sufren por querer hacer demasiadas cosas. Se levantan temprano para hacer algo de deporte, luego se apresuran a trabajar, luego se apresuran a regresar con su familia a cenar, luego se apresuran a terminar la cena y luego se apresuran a hablar para tener una última reunión de trabajo antes de ir a su clase de meditación. Esta prisa constante es tóxica para su felicidad, salud y productividad.
7. Si Haces Algo, Hazlo por Completo
Hay dos formas de hacer tiempo para más trabajo: recortando cosas o reduciendo la cantidad de tiempo dedicado a ellas. Generalmente, recomiendo hacer las cosas que hacemos con pasión y darles suficiente tiempo. Eso significa que es mejor cortar las cosas por completo en lugar de minimizar el intervalo de tiempo a solo unos minutos. Entonces, por ejemplo, en lugar de limitar el yoga, la meditación, el tenis y la lectura de la Biblia / la iglesia a 10 minutos cada uno por día, te recomendaría que te decidas por un máximo de dos actividades y simplemente eliminar el resto. Entonces, por ejemplo, si te gusta mucho el yoga y también quieres ir a la iglesia o leer la Biblia, no podrás practicar tenis ni meditar.
En conclusión, nuestro tiempo es muy limitado y las actividades que queremos acomodar en un día son demasiadas. Por lo tanto, debemos repasar nuestros horarios diarios y semanales y tratar de recortar tantas actividades como sea posible para estar menos abrumados y concentrarnos en las actividades más importantes.
