¿Estás Planeando con un Calendario? ¡Este Consejo Disparará tu Productividad!

“Omite la lista de tareas y usa tu calendario para planificar tu trabajo” es un consejo popular que se les da a los trabajadores de oficina muy ocupados. Si bien planificar con un calendario tiene ventajas, no funciona en la práctica y, por lo tanto, es un mal consejo. En lugar de planificar con un calendario, debes seguir el método de Planificación de Tiempo Incremental descrito a continuación. Esto aumentará tu productividad y te hará más feliz.

1. El Método de Planificación de Calendario

“Omite la lista de tareas y utiliza tu calendario para planificar tu trabajo” es un consejo popular que se da a los trabajadores de oficina muy ocupados. ¿pero cómo funciona?

1.1. ¿Cómo funciona el método de planificación de calendario?

Cuando me dieron este consejo, no sabía cómo implementarlo realmente. Así que leí a todos los gurús de la planificación del tiempo que hablan sobre este método de planificación y ahora conozco su implementación, que tiene el siguiente proceso:

● Dividir proyectos y tareas grandes en pequeñas tareas accionables

● Estimar el tiempo de estas tareas más pequeñas

● Poner esas tareas en el calendario de la próxima semana

● Trabajar sólo en las tareas del calendario y bloquear todo lo demás

1.2. Beneficios del método de planificación de calendario

La razón por la que se recomienda el método de planificación de calendario es evitar trabajar en listas de tareas que nunca se completan. Las listas de tareas que no se completan son de hecho un problema grave que la mayoría de ustedes habrá experimentado. ¿Por qué sucede?

Por un lado, ponemos demasiadas tareas en nuestra lista de tareas. Por otro lado, porque tenemos un flujo de nuevas tareas entrantes que nos impide llegar a las tareas que habíamos planeado originalmente.

De hecho, el método de planificación del calendario ayuda de la siguiente manera:

● A medida que calculas el tiempo, es más probable que pongas en tu lista de tareas o calendario sólo el trabajo que puedas lograr de manera realista.

● Como tienes que dividir proyectos y tareas grandes en tareas más pequeñas, te vuelves más consciente de todas las tareas involucradas.

● A medida que colocas las tareas en un intervalo de tiempo, planificas tanto tu semana como tu día y, por lo tanto, es más fácil concentrarte solo en esas tareas e ignorar todas las demás.

2. El Método de Planificación de Calendario No Funciona

A pesar de los beneficios enumerados anteriormente y a pesar de los problemas comunes con las listas de tareas, utilizar un calendario para planificar tu trabajo no funciona en la práctica, al menos no para el 90% de las personas que lo prueban, y por eso es un mal consejo.

Yo mismo probé el método de planificación del calendario y entrevisté a muchos otros que lo han probado, pero desafortunadamente todos tuvimos experiencias similares. Si bien queríamos que funcionara, simplemente no pudimos debido a estos problemas:

● Muchas tareas urgentes no se pueden planificar por adelantado

● El calendario se vuelve demasiado desordenado

● No es lo suficientemente flexible

● No hay distinción entre tareas de tiempo fijo y tareas de tiempo flexible

2.1. Muchas tareas urgentes no se pueden planificar con anticipación

Con el método de calendario, debes asignar el tiempo exacto y la programación de las tareas con una semana de anticipación. Pero con una semana de anticipación, no puedes prever las tareas que se te presentarán durante la semana. Si bien sería bueno simplemente ignorar estas tareas entrantes, a menudo es imposible o al menos no aconsejable hacerlo. Por lo tanto, te ves rápidamente obligado a reorganizar la programación de tus tareas muchas veces durante la semana.

Desafortunadamente, si tienes que posponer una tarea, tendrás que ponerla en un intervalo de tiempo que ya se asignó a otra tarea, que luego también tendrás que posponer, ¡de modo que de hecho tendrás que posponer todas tus tareas!

2.2. El calendario se vuelve demasiado desordenado

Cuando tienes que poner cada tarea en el calendario, el calendario se vuelve desordenado rápidamente. Esto es especialmente cierto si divides las tareas en subtareas más pequeñas. Imaginemos que has dividido tus proyectos en pequeñas tareas de 10 minutos cada una. De estas tareas, es posible que tengas 50 al día. ¿Realmente vas a poner 50 citas diferentes en tu calendario?

Ahora imagina que una tarea lleva más tiempo, digamos una hora en lugar de 10 minutos. Eso significaría que tendrías que reprogramar no una, sino muchas tareas, prácticamente todo el calendario por las tareas demoradas. Esto funciona como una pila de dominó, lo que significa que las tareas que se retrasan hacen que la siguiente se demore, etc.

2.3. No es lo suficientemente flexible

Planificar toda la semana con anticipación con cada tarea planificada de acuerdo con el minuto no te da la suficiente flexibilidad. Si bien es importante hacer las cosas que planeaste y no distraerte con otro trabajo, está bien y, de hecho, es necesario mantener la flexibilidad.

Por ejemplo, tal vez la electricidad deje de funcionar y no puedas trabajar en tu computadora. En este caso,quisieras tener la flexibilidad de reprogramar una tarea que no necesita tu computadora.

En resumen, las tareas que quieres realizar durante la semana y durante el día deben establecerse con anticipación, ¡pero no es necesario planificar la programación exacta con una semana de anticipación!

2.4. No hay distinción entre tareas de tiempo fijo y tareas de tiempo flexible

Finalmente, cuando colocas todas tus tareas en el calendario, no tienes más distinciones entre tareas que están realmente limitadas en el tiempo porque son citas (tareas de tiempo fijo) y tareas que son flexibles en el tiempo (tareas de tiempo flexible).

Eso lleva a que las tareas con límite de tiempo sean menos visibles y, por lo tanto, más fáciles de perder de vista.

Por todas las razones explicadas anteriormente, te recomendamos encarecidamente que no utilices un calendario para planificar tu trabajo y solo lo uses para programar tareas a tiempo fijo como citas, cumpleaños o fechas límite estrictas.

Sin embargo, somos conscientes de los muchos beneficios que puede traer la planificación con un calendario:

● Planificación más precisa de la carga de trabajo debido a la estimación del tiempo

● Saber en qué trabajar en la semana debido a tareas semanales y diarias fijas

● Dejar de retrasar las tareas debido a la fijación de la fecha de la tarea

Entonces, la pregunta es, “¿cómo podemos obtener estos beneficios sin tener que poner tareas en el calendario?”

3. El Método de Planificación de Tiempo Incremental Funciona

El método de Planificación de Tiempo Incremental tiene muchas similitudes con el método de planificación de calendario, pero no tiene los mismos inconvenientes. Estos inconvenientes se deben principalmente al hecho de que debes determinar con una semana de anticipación la programación exacta para cada tarea en todos los días de la semana.

En cambio, el método de Planificación de Tiempo Incremental tiene cuatro fases de planificación:

● Planificación en general para el mes al comienzo de mes

● Planificación en general para la semana al comienzo de la semana

● Planificación para cada día en la mañana

● Planificación del orden de ejecución durante el día

3.1. ¿Cómo funciona el método de Planificación de Tiempo Incremental?

El método de Planificación de Tiempo Incremental tiene el siguiente proceso de implementación:

● Divide proyectos y tareas grandes en pequeñas tareas accionables (igual que en el método de planificación de calendario)

● Estima el tiempo de estas tareas más pequeñas (igual que en el método de planificación de calendario)

● En la planificación mensual, selecciona las tareas que se realizarán durante el mes

● En la planificación semanal, selecciona las tareas a llevarse a cabo durante la semana

● En la planificación diaria, selecciona las tareas a realizar durante el día

● Durante el día, programa y reprograma tus tareas

● Trabaja sólo en las tareas de la programación diaria y bloquea todo lo demás (igual que en el método de planificación de calendario)

Por lo tanto, podemos comparar los dos métodos de la siguiente manera:

Como puedes ver en la tabla anterior, la única diferencia (marcada en rojo) es que en lugar de poner las tareas en el calendario, se colocan en:

● Un planificación mensual

● De la planificación mensual a una lista semanal de tareas

● De la lista semanal de tareas a una lista diaria de tareas

● De la lista diaria de tareas a la programación de tareas diarias

Una programación de tareas muestra el orden de ejecución, es decir, en qué tareas trabajar a continuación, pero no tiene un límite de tiempo como el calendario.

Podemos ilustrar el proceso de planificación anterior de la siguiente manera:

Para que funcione bien, la lista mensual de tareas, la lista semanal de tareas, la lista diaria de tareas y la programación diaria deben sincronizarse automáticamente, lo que se puede hacer con una herramienta llamada Workiamo, que se encuentra en www.workiamo.com.

3.2. El método de Planificación de Tiempo Incremental y nuestro sistema de productividad

El método de Planificación de Tiempo Incremental utiliza los 3 conceptos esenciales del Sistema de Trabajo Ciclos de Enfoque:

● Pirámide de Metas

● Ciclos de Enfoque

● Tiempo y Analíticas

3.2.1. Pirámides de objetivos

“Pirámide de Metas” significa que los proyectos y las tareas más grandes deben dividirse en tareas más pequeñas que sean accionables. También significa que estas tareas accionables deben permanecer relacionadas con las tareas y proyectos más importantes.

3.2.2. Ciclos de Enfoque

“Ciclos de Enfoque” significa que divides las tareas en períodos de tiempo de meses, semanas y días y en cada período de tiempo solo te concentras en ejecutar las tareas planificadas.

3.2.3. Tiempo y Analíticas

“Tiempo y Analíticas” significa que estimas la duración de tus tareas, luego haces un seguimiento de tu tiempo de trabajo y analizas las analíticas de tu desempeño.

Los pasos del método de Planificación de Tiempo Incremental son difíciles de realizar con solo lápiz y papel. Un software podría ayudar, pero desafortunadamente no había ninguna herramienta disponible para implementar este proceso de planificación. Por esa razón, hemos desarrollado un software para ser utilizado con el proceso de Planificación de Tiempo Incremental, llamado Workiamo.

Workiamo es una herramienta muy simple y es ideal para cualquiera que quiera estar menos estresado y ser más productivo. Al leer esto, ¡te permitimos acceder a él de por vida de forma gratuita! Para ello, debes registrarte en www.workiamo.com introduciendo este código: ILOVEWORK.

3.3. Beneficios del método de Planificación de Tiempo Incremental

El método de Planificación de Tiempo Incremental tiene todas las ventajas del método de planificación de calendario pero ninguna de sus desventajas.

Entonces, los beneficios son:

● Planificación más precisa de la carga de trabajo debido a la estimación del tiempo.

● Saber en qué trabajar en la semana debido a tareas semanales fijas y tareas diarias fijas.

● Dejar de retrasar las tareas debido a fijar la fecha de la tarea.

Además, serás más productivo, tendrás menos estrés y disfrutarás más del trabajo.