¿Los tableros Kanban están impidiendo tu éxito?
Kanban, una metodología ágil y los tableros Kanban, se utilizan cada vez más para gestionar proyectos. Una razón para esto es que los sistemas de gestión de proyectos basados en la metodología Kanban como por ejemplo Trello se han vuelto muy populares durante la última década, tan popular de hecho que ahora la mayoría de los trabajadores de oficina están familiarizados con los tableros Kanban.
Si bien los tableros Kanban parecen aumentar la productividad a primera vista, en la segunda vista, en realidad, la disminuyen. Las razones de esta disminución tienen que ver principalmente con la incapacidad de relacionar, por un lado, las tareas con proyectos más grandes y, por otro lado, relacionar las tareas con las subtareas.
Esta relación entre el nivel de proyecto, tarea y subtarea se representa en una pirámide de objetivos.
Una pirámide de objetivos tiene los siguientes niveles:
● Objetivo principal
● Proyectos
● Tareas y
● Subtareas
Esta pirámide de objetivos tiene dos grandes ventajas:
● La gente sabe el “por qué” (WHY) detrás de una tarea y cómo las tareas se relacionan entre sí para lograr el proyecto más grande.
● La gente sabe el “cómo” (HOW) ejecutar una tarea al dividirla en subtareas.
A continuación, discutimos la importancia de las pirámides de objetivos, por qué Kanban es incapaz de incorporarlas y las consecuencias de la falta de pirámides de objetivos.
1. Importancia de las Pirámides de Objetivos
Una pirámide de objetivos es una estructura que vincula:
● Sus objetivos de nivel superior a sus proyectos principales necesarios para lograr estos objetivos, y
● Estos proyectos a sus tareas necesarias para lograrlos, y
● Las tareas a sus subtareas procesables necesarias para realizar estas tareas.
Por ejemplo, imaginemos que quieres ser abogado y estás estudiando en la facultad de derecho. Para convertirse en abogado, debes obtener un título en derecho. Y para obtener el título de abogado, debes aprobar todas tus clases. Y para aprobar sus clases, debes aprobar los exámenes en esas clases. Y para aprobar esos exámenes es necesario estudiar. Entonces, el objetivo de alto nivel de convertirse en abogado se puede lograr estudiando. Tu estudio te llevará a aprobar los exámenes, que te llevarán a aprobar las clases, que te llevarán a obtener el título de abogado.
Una pirámide de objetivos responde a dos preguntas:
- ¿Por qué debería hacer una tarea?
- ¿Cómo debo hacer una tarea?
Además, una pirámide de objetivos hace posible tener una lista de varios cientos de subtareas procesables sin sentirse abrumado, ya que todas están relacionadas con grandes tareas y proyectos.
2. Lista de Tareas Estructurada
Las pirámides de objetivos en forma de pirámide no son muy convenientes para el uso diario. Esto se debe a que si divides tus objetivos de nivel superior en pequena tareas de nivel más bajo, naturalmente llegarás a miles de tareas, que son imposibles de escribir en forma de pirámide. Por lo tanto, la mejor manera de escribir una estructura piramidal de objetivos, relacionando cada tarea accionable con el proyecto y el proyecto con los objetivos finales, es mediante una lista de tareas estructurada.
Puede ver un ejemplo de estas aquí:
Como puede ver arriba, cada gran tarea o proyecto tiene subcomponentes, es decir, tareas, y esas tareas tienen subtareas.
3. Imposibilidad de Listas de Tareas Estructuradas con Tableros Kanban
Los tableros Kanban tienen muchas ventajas:
● Ayudar a un equipo a visualizar el estado de las tareas
● Ver en qué están trabajando los miembros del equipo
● Limitar el número de tareas que están en progreso
Sin embargo, la gran desventaja de los tableros Kanban es que es imposible construir una lista de tareas estructurada.
¿Por qué no es posible tener una lista de tareas estructurada? Imagine un tablero Kanban con tres columnas:
● Pendientes
● En progreso
● Terminado
Como podemos ver, algunas de las tareas son proyectos grandes (amarillo), mientras que otras son tareas de nivel inferior (naranja) y otras son subtareas (rojo). Es imposible relacionar las tareas entre sí, como en una lista de tareas estructurada.
Imagine que tuviéramos una lista de tareas estructurada, como se muestra arriba, en la columna de tareas pendientes. Ahora, si estuviéramos trabajando en una tarea o subtarea, tendríamos que moverla a la columna “en progreso”. Pero al moverla a esa columna, la estaríamos moviendo fuera de la lista de tareas estructurada o tendríamos que volver a crear la lista de tareas estructurada en cada columna, para mantener la asociación con los niveles superior e inferior. Entonces, para cada subtarea que movamos, también tendríamos que mover las tareas relacionadas. Eso se volvería muy complicado.
Para poder tener las asociaciones en una lista de tareas estructurada, debemos limitarnos a una sola columna y, por lo tanto, poner el estado de la tarea no como columnas diferentes sino como atributos de una tarea. De esa forma podemos obtener las ventajas de Kanban sin tener los inconvenientes de no poder tener una pirámide de objetivos.
4. Consecuencias Negativas de la Ausencia de Pirámides de Objetivos en Tableros Kanban
Dado que los tableros Kanban no permiten listas de tareas estructuradas, los equipos que trabajan con tableros Kanban enfrentan las siguientes desventajas:
4.1. No hay coherencia tarea-proyecto-objetivo
El problema principal de no tener la posibilidad de visualizar pirámides de objetivos es que los equipos carecen de claridad sobre cómo las tareas pequeñas se relacionan con los objetivos más grandes (el por qué) y cómo los objetivos más grandes se dividen en tareas más pequeñas (el cómo).
4.2. Solo grandes proyectos sin tareas accionables
Sin pirámides de objetivos, los equipos trabajando con Kanban a menudo solo visualizan las grandes tareas, sin dividirlas en subtareas. Por ejemplo, el equipo solo listaría cosas como:
● “sitio web terminado”
● “lanzar un nuevo producto”,
pero sin listar las tareas requeridas para los proyectos.
El problema con esto es que el equipo no tendrá un plan claro sobre qué tareas deben realizarse para el logro del gran objetivo.
Además, tener solamente grandes objetivos significa que, a menudo, aunque la gran mayoría de las tareas y subtareas estén terminadas y, por lo tanto, tengan un estado de “terminado”, la tarea a nivel de proyecto seguirá “en progreso” sin reflejar las tareas “terminadas”. Esto es malo por dos razones:
● Primero, es desmotivante.
● En segundo lugar, la tarea de nivel de proyecto permanece dentro del trabajo en progreso, lo que según Kanban significa que el progreso en otras tareas está bloqueado.
4.3. Solamente pequeñas tareas
Sin pirámides de objetivos, algunos equipos que trabajan con tableros Kanban visualizan cada pequeña tarea. Entonces, el equipo listaría tareas como:
● “llamar al cliente para una entrevista con el cliente”,
● “escribir un correo electrónico a la agencia de relaciones públicas”.
El problema con esto es que el objetivo general de por qué estas tareas son importantes y cómo estas tareas se relacionan el uno con el otro estaría faltando.
Además, si bien las pequeñas tareas se moverán rápidamente de lo pendiente a lo terminado, a menudo no se logrará ningún progreso significativo ya que los proyectos más grandes no avanzarían ya que solamente se están realizando pequeñas tareas. De hecho, podría darse el caso de que muchos proyectos diferentes estén abiertos y sean trabajos en progreso, pero ninguno se cierre ya que el único trabajo en progreso que se está visualizando es el de las tareas pequeñas.
4.4. Objetivos de nivel diferente
Muchos equipos que trabajan con tableros Kanban serán inconsistentes en términos del nivel de tarea que ponen en el sistema. Algunas de las tareas serán tareas de bajo nivel como:
● “llamar a los clientes para entrevistarlos”,
● “escribir un correo electrónico a la agencia de relaciones públicas”,
mientras que otras serán una tarea de alto nivel como:
● “terminar el sitio web”,
● “lanzar un nuevo producto”.
Esto tiene los dos problemas mencionados anteriormente y, además, disocia la tarea de los proyectos a los que pertenecen y viceversa.
En resumen, una estructura piramidal de objetivos en forma de una lista estructurada de tareas, es importante y ayuda a lograr el éxito del proyecto de muchas maneras. Kanban no permite esto y, por lo tanto, se encuentra con muchos problemas. Para evitar estos problemas, no deberías utilizar un tablero Kanban.
5 ¿Cómo obtener todas las ventajas de Kanban sin los inconvenientes?
Como hemos explicado anteriormente, los tableros Kanban tienen muchas ventajas.
Sin embargo, la falta de estructurar el trabajo en metas coherentes y proyectos, tareas y subtareas relacionadas es un gran inconveniente.
El software de gestión de proyectos que no utiliza Kanban, potencialmente implementa una pirámide de metas, pero ninguno de los principales sistemas lo ha hecho. Por esa razón, desarrollamos una herramienta de enfoque que permite la planificación como Kanban pero también tiene la pirámide de metas como un componente importante. Este software se llama Workiamo. Al leer este artículo, ¡te permitimos acceder a él de por vida de forma gratuita! Para ello debes registrarte en www.workiamo.com introduciendo este código: ILOVEWORK