Los Tipos de Reuniones Más Comunes y Cómo Mejorarlas
¡Las reuniones no son reuniones iguales! En cambio, cada tipo de reunión tiene su razón de ser y formas específicas de hacerla más productiva. Por tanto, veremos los diferentes tipos de reuniones y veremos cómo se puede mejorar cada una.
Hay MUCHOS consejos sobre cómo organizar reuniones, y la mayoría son inútiles.
No es que el consejo sea incorrecto, per se. Simplemente no es lo suficientemente específico, porque una reunión no es una reunión.
Una reunión puede ser una reunión de la junta directiva o puede ser una reunión de planificación de sprint o puede ser una reunión de construcción de equipos. Todas esas reuniones tienen propósitos y formatos muy diferentes, y los consejos dados sobre un tipo de reunión no se aplicarán a otro tipo de reunión.
Hay algunos consejos generales que funcionan para la mayoría de los tipos de reuniones. Los más importantes de estos consejos generales para la reunión son los siguientes:
● Objetivo y agenda claros de la reunión
● Reuniones de tiempo limitado
● Participación limitada
● Reuniones regulares
● Reuniones moderadas
● Reuniones de caminata y de pie
● Recapitulación posterior a la reunión
● Transparencia del equipo entre reuniones
Puedes leer más sobre estos trucos generales sobre cómo hacer que las reuniones sean más productivas aquí:
Sin embargo, los mejores trucos para hacer que las reuniones sean más efectivas dependen del tipo de reuniones.
Lo que plantea la pregunta: ¿cuáles son los diferentes tipos de reuniones?. Por ello, definiremos a continuación diferentes tipos de reuniones y veremos para cada reunión las cosas más importantes a tener en cuenta para hacerlas más productivas.
Los tipos de reuniones más importantes son los siguientes:
● Reunión de construcción del equipo
● Reuniones de actualización de estado
● Reunión de planificación del trabajo
● Reuniones de decisión
● Reuniones de resolución de problemas
● Reuniones de información
● Reuniones de generación de ideas
● Reuniones de ejecución
Podemos clasificar todos los tipos de reuniones de la siguiente manera:
Como puedes ver arriba, hay cuatro tipos principales de reuniones:
● Reuniones de ciclo de enfoque
● Reuniones funcionales
● Reuniones de ejecución
● Reuniones de construcción del equipo
Reuniones de ciclo de enfoque que se requieren para trabajar en sprints, o más generalmente en ciclos de enfoque. Hay dos reuniones principales: reuniones de planificación del trabajo al comienzo de los ciclos de enfoque y reuniones de actualización de estado, también llamadas revisión de sprint y reuniones retrospectivas de sprint al final del ciclo de enfoque.
Las reuniones funcionales son reuniones para realizar un tipo particular de trabajo. Se pueden dividir en:
● reuniones de información,
● reuniones de generación de ideas,
● reuniones de decisión y
● reuniones de resolución de problemas.
Las reuniones de ejecución son reuniones con el propósito de ejecutar nuestro trabajo principal. Generalmente, el trabajo será ejecutado por individuos, pero los individuos pueden trabajar en parejas o en tríos, lo que sería una reunión de pareja o de trío.
Las reuniones de construcción del equipo tienen el propósito específico de mejorar la cohesión, alineación o motivación del equipo.
A continuación, explicaremos más sobre cada tipo de reunión.
1. Reunión de Construcción del Equipo
Las reuniones de construcción de equipos están diseñadas para obtener específicamente las principales ventajas de las reuniones:
● Cohesión del equipo
● Motivación del equipo
● Alineación del equipo
● Inclusión del equipo
Si bien estos beneficios son excelentes, en las reuniones de construcción de equipos tradicionales no se realiza ningún trabajo real. Por tanto, pueden resultar bastante caras. Si pudieras obtener los beneficios anteriores con otro tipo de reuniones de trabajo, podrías ahorrar mucho en términos de tiempo de los miembros del equipo.
Personalmente, nosotros en Focus Cycles (www.focuscycles.com) hemos podido obtener las ventajas anteriores de cohesión, motivación, alineación e inclusión del equipo al tener reuniones periódicas de actualización de estado y planificación del trabajo, sin la necesidad de reuniones explícitas de construcción de equipos.
2. Reuniones de Actualización de Estado (Reunión de Ciclo de Enfoque)
Las reuniones de actualización de estado son reuniones en las que los miembros del equipo informan sobre el progreso de su trabajo. Junto con las reuniones de planificación de trabajo, forman la categoría de reuniones de ciclo de enfoque.
Los ciclos de enfoque son períodos cortos de tiempo que van precedidos de una reunión de planificación del trabajo y finalizados con una reunión de actualización de estado, durante los cuales los miembros del equipo se concentran al 100% en la ejecución de las tareas planificadas. Es posible que hayas oído hablar de ellos como sprints.
Las reuniones de actualización de estado deben tener lugar a intervalos regulares, por ejemplo, una vez al mes o una vez a la semana.
Deben ser breves y de duración limitada. Eso significa que cualquier pregunta o discusión sobre el trabajo que vaya más allá de una actualización de estado debe posponerse para una discusión posterior.
3. Reunión de Planificación de Trabajo (Reunión de Ciclo de Enfoque)
Las reuniones de planificación de trabajo, al igual que las reuniones de actualización de estado, también son “reuniones sobre el trabajo”. Mientras que en las reuniones de actualización de estado hablamos de lo que se ha logrado en el pasado, en las reuniones de planificación del trabajo hablamos de lo que queremos lograr en el futuro. Por tanto, estas reuniones de planificación del trabajo deberían celebrarse a intervalos regulares, por ejemplo, una vez a la semana o una vez al mes.
Es posible combinar reuniones de actualización de estado con reuniones de planificación del trabajo. Por ejemplo, me gusta tener reuniones dos veces por semana en las que durante los primeros 15 minutos todos hablan de lo que se ha logrado y durante los segundos 15 minutos todos hablan de lo que se debe lograr en el futuro.
Las reuniones de actualización de estado y planificación del trabajo son excelentes reuniones para la cohesión del equipo, la motivación del equipo y la inclusión del equipo.
La naturaleza regular de las reuniones también sirve para eliminar el peligro de que los obstáculos bloqueen el trabajo durante demasiado tiempo. Según mi experiencia, muchas veces ciertos miembros del equipo no comunican activamente los obstáculos a los demás, lo que puede hacer que el trabajo se detenga durante semanas. Una simple pregunta en la reunión periódica de actualización de estado y planificación del trabajo puede evitar esto: ¿Hay algún trabajo que no se pueda realizar debido a la espera del trabajo de otras personas?
Ambas formas de reuniones de ciclos de enfoque, actualización de estado y reunión de planificación del trabajo, se realizan mejor si tienes un sistema para planificar y registrar tu trabajo. En Focus Cycles, (www.focuscyles.com) hemos desarrollado un software de productividad único que hace exactamente eso y, por lo tanto, hace que las reuniones de ciclos de enfoque sean mucho más productivas.
Workiamo es un Software de Gestión de Trabajo basado en el Sistema de Productividad Focus Cycles y es extremadamente simple. Es ideal para cualquiera que quiera estar menos estresado y ser más productivo.
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4. Reuniones de Decisión (Reunión Funcional)
Las reuniones de decisión son un tipo de reunión funcional. Las reuniones funcionales son reuniones en las que se realiza un cierto tipo de trabajo. Este tipo de trabajo generalmente puede ser de 4 tipos:
● Toma de decisiones
● Distribución de información
● Resolución de problemas
● Generación de ideas
Las reuniones de decisión, como su nombre lo indica, se tratan de tomar decisiones. Por lo general, estas serían decisiones importantes, ya que de lo contrario no necesitarías una reunión. Las reuniones de decisión son una alternativa a que solo una persona decida o que varias personas den su opinión a través de la comunicación asincrónica, como en el correo electrónico o mensaje de chat.
En la mayoría de los casos, la comunicación asincrónica por correo electrónico debería ser el método preferido para tomar decisiones. Esto se debe a que la comunicación asincrónica no interrumpe el flujo de trabajo de los miembros del equipo. Sin embargo, cuando se necesita una votación o cuando la comunicación por correo electrónico requiera muchos intercambios, una reunión puede ser la mejor alternativa.
Si vas a tener una reunión para tomar una decisión importante, asegúrate de invitar solo a aquellas personas que puedan influir en la decisión. Además, cuando invites a los miembros a participar, asegúrate de que den su opinión sobre el proceso de toma de decisiones.
Personalmente, no me gusta realizar reuniones de decisión. En cambio, dejo que las decisiones las tomen las personas más involucradas en el asunto en cuestión o la analizo por correo electrónico.
5. Reuniones de Resolución de Problemas (Reunión Funcional)
Las reuniones de resolución de problemas, como su nombre lo indica, tratan de resolver problemas. Por lo general, estos serían problemas importantes y complejos que necesitan la participación de varios miembros del equipo, ya que de lo contrario no necesitarías una reunión. Las reuniones de resolución de problemas son una alternativa a tener una sola persona que resuelva el problema o que varias personas den su opinión a través de la comunicación asincrónica.
Al igual que para las reuniones de decisión, en la mayoría de los casos no se requieren reuniones, sino que el problema se puede resolver mediante una comunicación asincrónica o simplemente reuniendo a dos miembros del equipo.
6. Reuniones de Información (Reunión Funcional)
Las reuniones de información son reuniones donde el líder del equipo o también los miembros del equipo comparten información con todo el equipo.
Generalmente, este tipo de reunión debe evitarse, ya que es igualmente bueno distribuir información a través de medios de comunicación asincrónicos, como el correo electrónico o las aplicaciones de mensajería.
Se puede argumentar que la comunicación se puede transmitir mejor de forma verbal que por escrito, pero incluso entonces existe la alternativa para que los miembros del equipo se comuniquen a través de mensajes de voz o video.
Por lo tanto, la reunión de información solo debe tener lugar en caso de que haya información nueva o el líder del equipo quiera utilizar la reunión para motivar al equipo.
7. Reuniones de Generación de Ideas (Reunión Funcional)
Las reuniones de generación de ideas o reuniones de innovación son reuniones que no tratan de tomar una decisión determinada ni de proporcionar información a todos. Más bien se trata de permitir que todos contribuyan con ideas para potencialmente encontrar nuevas formas de hacer las cosas o avances en los que el equipo no había pensado antes.
Este tipo de reuniones pueden ser peligrosas, ya que a menudo no tienen un propósito claro. Dado que el propósito no está claro, es importante que estas reuniones sean moderadas. Los moderadores deben asegurarse de que todos participen, que se siga la agenda y que las reuniones terminen a tiempo.
8. Reuniones de Ejecución (Reunión Funcional)
Las reuniones de ejecución son reuniones en las que solo dos o tres miembros del equipo trabajan juntos para realizar el trabajo. A menudo lo hacen de forma continua, posiblemente durante horas, y no necesitan programar una reunión específica. Durante la “reunión”, el par o el trío se centran en la ejecución del trabajo.
Esta puede ser una forma de trabajo muy productiva, que en caso de que se haga con dos personas se llama trabajo en pares. Hemos hablado sobre las ventajas de trabajar en pares aquí:
Al trabajar en pares te estás comunicando con otra persona, pero de hecho no tiene los otros atributos de las reuniones. Puedes tener una sesión de trabajo en pares de ocho horas muy productiva sin perder tiempo, ya que realmente estás ejecutando el trabajo, solo que lo haces junto con otra persona.
9. Frecuencias de las Reuniones
Podemos mostrar los cuatro tipos principales de reuniones en el siguiente gráfico, con dos ejes:
● Eje Y vertical: la ejecución del trabajo
● Eje X horizontal: frecuencia
Tanto las reuniones de construcción del equipo como las reuniones de ciclos de enfoque no se tratan de hacer el trabajo en sí, sino de prepararse para que el trabajo se realice de una manera más productiva. Por tanto, son reuniones de meta-trabajo. Las reuniones de construcción del equipo se tratan de conseguir una mejor cohesión, inclusión y motivación del equipo, las reuniones de Focus Cycles se tratan de una mejor planificación y optimización del trabajo.
Por otro lado, tanto las reuniones funcionales como las de ejecución del trabajo tienen realmente como objetivo hacer el trabajo.
Tanto las reuniones funcionales como las de construcción del equipo deben realizarse en raras ocasiones y sólo a requerimiento. Por otro lado, tanto las reuniones de ejecución del trabajo como las reuniones de ciclos de enfoque deben realizarse con frecuencia y regularidad.
