Por Qué es Absolutamente Necesario Estimar tu Esfuerzo de Trabajo y Cómo Hacerlo
Estimar el esfuerzo de trabajo significa dar una estimación de tiempo en horas y minutos para las tareas que realizarás.
Mostraremos a continuación que esto es absolutamente crítico y mostraremos 7 beneficios principales de estimar tu esfuerzo de trabajo, así como también cómo hacerlo correctamente.
1. Por Qué es Absolutamente Necesario Estimar el Esfuerzo de Trabajo
● ¿Alguna vez has participado en un proyecto que se retrasó más del 100%?
● ¿Has trabajado alguna vez en tareas que te tomaron tres veces más de lo que pensabas?
● ¿Alguna vez has hecho una lista de tareas diaria y al final del día todavía no habías completado la mayor parte de las tareas?
Es probable que digas “sí” a la mayoría de las preguntas anteriores. Esto se debe al hecho de que no estás planificando el tiempo que tu trabajo te tomará o lo estás subestimando enormemente.
● ¿Pero por qué estimar el trabajo? ¿Por qué no puedes simplemente hacer el trabajo y una vez que lo termines, anotas el tiempo que tomó?
● Y ¿Por qué tenemos que anotar el tiempo de trabajo? ¿No es mejor concentrarse solo en los resultados?
1.1. No hay razón para no estimar el esfuerzo de trabajo
Algunas personas dicen que estimar el tiempo de trabajo es una pérdida de tiempo. Sin embargo, la estimación del esfuerzo de trabajo a menudo se hará de todos modos implícitamente. Por ejemplo, si quieres planificar tu semana, automáticamente vas a estimar tu tiempo de trabajo. Entonces no es un trabajo adicional.
Además, estimar el tiempo solo debería llevar unos minutos. Por supuesto, si quisieras ser muy preciso y utilizar diferentes tipos de técnicas de estimación del tiempo, puede llevar mucho tiempo. Pero si sigues nuestra recomendación y simplemente escribes tu estimación aproximada inicial, literalmente te llevará menos de 5 segundos.
Por tanto, no hay ninguna razón para no estimar tu esfuerzo de trabajo, pero sí muchas razones para hacerlo como veremos a continuación.
1.2. Estimación de costos de un proyecto
La primera razón para estimar el esfuerzo de trabajo es estimar el costo de un proyecto, ya que la mayoría de los costos del proyecto generalmente provienen del tiempo que las personas dedican a trabajar. Entonces, cuantas más horas de trabajo, mayor será el costo del proyecto.
A veces se requiere estimar el proyecto antes de comenzar a trabajar en el proyecto de un cliente externo. Pero incluso si se trata de un proyecto interno, tiene sentido estimar el costo y por lo tanto el esfuerzo de trabajo.
1.3. Priorización
Generalmente queremos priorizar aquellas tareas que nos brindan el mayor retorno de la inversión, ROI (return on investment). El ROI depende de dos factores:
● Cuánto valor genera una tarea y
● Cuánto tiempo lleva una tarea.
Una tarea que tiene un valor alto aún puede tener un ROI bajo en caso de que el tiempo requerido para esa tarea sea muy alto. Del mismo modo, una tarea que solo tiene un valor bajo puede tener un ROI alto en caso de que el tiempo requerido para esa tarea sea muy bajo.
Entonces para poder priorizar correctamente, necesitamos estimar el esfuerzo de trabajo de las tareas.
1.4. Menos estrés
Muchas personas sufren sobrecarga laboral. Sienten que tienen demasiadas cosas que hacer y muy poco tiempo para hacerlo. La mejor estrategia contra este sentimiento es anotar todas tus responsabilidades y luego estimar cuánto tiempo requieres para completar esas responsabilidades. Aunque en muchos casos verás que de hecho no tienes tiempo suficiente para hacer las cosas, al menos ahora sabes con certeza que el trabajo es demasiado y por cuánto. Esta certeza reduce el nivel de estrés que sientes por tu sobrecarga de trabajo.
1.5. Hacer sprints y listas de tareas semanales y diarias
Cuando trabajamos con la metodología Scrum o más en general cuando trabajamos en ciclos de enfoque, necesitamos saber dos cosas:
● ¿Cuánto tiempo tenemos disponible dentro de un cierto ciclo de enfoque, por ejemplo durante una semana o un mes? y
● ¿Cuánto tiempo toman las tareas que queremos hacer?
Por ejemplo, si sé que tengo un máximo de 40 horas de trabajo por semana, solo puedo programar tareas para esta semana que tomen un máximo de 40 horas. Pero para saber el tiempo total de las tareas, primero necesito estimar el esfuerzo de trabajo de cada tarea.
Del mismo modo, si quiero programar las tareas para hoy, y sé que solo puedo trabajar 8 horas, necesito saber cuánto tiempo tomarán las tareas para no programar más de 8 horas.
1.6. Distribuye las tareas entre el equipo
La mayoría de las personas trabajan en equipos. En este caso, es importante que el trabajo se distribuya de manera uniforme entre los miembros del equipo. Para asegurarnos de que la cantidad de trabajo distribuido sea uniforme, primero debemos estimar la cantidad de tiempo que tomará cada tarea.
1.7. Identifica los cuellos de botella
La estimación del esfuerzo de trabajo para cada tarea hará que los cuellos de botella sean más visibles, al resaltar qué grupo de tareas toma más tiempo.
1.8. Compara con el tiempo real
Una vez que hayamos estimado el esfuerzo de trabajo, normalmente completaremos las tareas. Después de esto, sabremos cuánto tiempo tardó realmente la tarea en completarse.
Entonces, al completar una tarea, conocemos dos tiempos de la tarea:
● El tiempo que estimamos y
● El tiempo que realmente tomó.
Por lo tanto, ahora podemos comparar los dos. Si una tarea o todo un proyecto se retrasa podemos analizar si:
● Estimamos incorrectamente o
● Tomamos una cantidad de tiempo indebida para la ejecución de una tarea.
1.9. Visualiza el progreso del trabajo
La estimación de tareas nos ayuda a visualizar el progreso del trabajo y ver si es probable que completemos el sprint, la lista de tareas semanales o llegar a la fecha límite del proyecto a tiempo.
Específicamente, estimando tu tiempo de trabajo, podrás analizar un gráfico de evolución (burndown chart) y un gráfico de desglose (breakdown chart). Un gráfico de evolución visualiza cuánto trabajo se ha completado durante el período de tiempo de un sprint, así como cuánto trabajo queda todavía y la probabilidad de que se complete a tiempo.
Un cuadro de desglose divide el trabajo diario total en diferentes proyectos para que sepas en qué proyectos has trabajado tú o todo el equipo cada día.
Por todas las razones anteriores, es fundamental que calcules tu tiempo de trabajo antes de comenzar la ejecución del trabajo.
2. Cómo Estimar Tu Esfuerzo de Trabajo
Ahora que sabemos que necesitamos estimar el tiempo de trabajo, la pregunta sigue siendo cuál es la mejor manera de hacerlo. Sigue los mejores consejos basados en nuestra experiencia:
2.1. No uses puntos de historia
Muchas personas en la comunidad ágil defienden el uso de puntos de historia. Sin embargo, en caso de que hagas la estimación del tiempo de la manera correcta, no hay absolutamente ningún beneficio de los puntos de historia sobre las estimaciones en horas. Pero hay muchos beneficios de las estimaciones en horas sobre los puntos de historia.
Puedes encontrar más información sobre esta tema en este artículo:
¿Deberías estimar en horas o en puntos de historia?
Por lo tanto, no recomendamos usar puntos de historia, sino estimar el trabajo en horas.
2.2. No utilices un calendario
Muchos gurús de productividad recomiendan el uso de un calendario para la programación de todas tus tareas.
La lógica detrás de esto es que si no pones tus tareas en tu calendario, no encontrarás tiempo para hacerlas. Pero al programar con tu calendario, automáticamente tendrás que poner una estimación de tiempo para cada tarea, y así te aseguras que tengas tiempo suficiente. Este es un beneficio real de usar un calendario. Pero puedes obtener este beneficio sin programar una tarea para un día y una hora precisos, por lo que no recomendamos usar un calendario.
Puede leer más sobre esto aquí:
¿Estás Planeando con un Calendario? ¡Este Consejo Disparará tu Productividad!
2.3. Divide las tareas en pirámides de metas
Para estimar las tareas, primero debes dividir los proyectos y las tareas más grandes en pequeñas tareas accionables. Esto se debe a que es casi imposible estimar grandes tareas o proyectos. Solo después de dividir las tareas más importantes en tareas accionables, podrá realizar la estimación del esfuerzo de trabajo.
Idealmente, utilizarás un sistema en el que el esfuerzo de trabajo de una subtarea se suma automáticamente al esfuerzo de trabajo de las tareas, lo que a su vez se suma automáticamente al esfuerzo de trabajo del proyecto más grande.
2.4. Estima rápidamente
El tiempo estimado no debería llevar mucho tiempo. De hecho, cuando estamos estimando alrededor de 60 tareas que planeamos completar durante una semana, dedicaremos solo alrededor de 3 minutos en total a las estimaciones de tiempo, lo que significa alrededor de 3 segundos para estimar el esfuerzo de trabajo de cada tarea.
Eso significa que las estimaciones de tiempo son muy aproximadas, pero está bien, ya que siempre puedes ajustar las estimaciones a medida que obtienes más información.
2.5. Estima en ciclos de enfoque
La estimación del esfuerzo de trabajo debe realizarse en ciclos de enfoque. Los ciclos de enfoque son períodos de tiempo de trabajo intenso, precedidos por una sesión de planificación del trabajo y terminados por una sesión de revisión del trabajo.
Al comienzo de un ciclo de enfoque, durante la sesión de planificación, primero dividimos los proyectos y las tareas grandes en tareas y subtareas más pequeñas. Solo después estimamos el esfuerzo de trabajo de las subtareas.
Cuanto más largo sea el ciclo de enfoque, menos se dividirá el proyecto en tareas y más serán imprecisas las estimaciones. Por ejemplo, para un sprint mensual, podríamos asignar un proyecto que estimamos que tomará 3 días sin dividirlo en muchas tareas. Sin embargo, para cada ciclo de enfoque semanal, dividiremos el proyecto en muchas tareas y subtareas individuales y luego estimaremos las subtareas con mucha mayor precisión.
2.6. Haz que el equipo participe en la estimación del trabajo
Las estimaciones de tiempo pueden ser realizadas por todo el equipo en conjunto o por la persona que está ejecutando las tareas.
Descubrimos que en la sesión de planificación mensual cuando estamos discutiendo sobre el proyecto más grande que queremos hacer durante el mes, funciona mejor si todo el equipo participa en la estimación del esfuerzo. Pero en la sesión de planificación semanal, cuando dividimos el proyecto en tareas individuales y las asignamos, funciona mejor si los miembros individuales del equipo que estarán trabajando en la tarea lo estiman.
2.7. Analiza el tiempo de trabajo en retrospectiva
Como mencionamos anteriormente, un beneficio importante de estimar el tiempo con anticipación es que puedes comparar la estimación con el tiempo de ejecución real. Asegúrate de tomarte un tiempo en la retrospectiva del sprint para hacerlo.
Para hacer la estimación del tiempo de la forma descrita anteriormente, buscábamos una herramienta que nos permitiera lo siguiente:
● Que sea muy sencillo dividir proyectos en tareas y tareas en subtareas.
● Calcule fácilmente el tiempo para cada tarea y subtarea.
● Realice un seguimiento fácil del esfuerzo de trabajo de las tareas completadas.
● Calcule automáticamente el tiempo total de un proyecto.
● Nos provea gráficos de evolución y desglose.
Tal herramienta no existía. Por eso tuvimos que crear Workiamo.
Workiamo es una herramienta muy simple y es ideal para cualquiera que quiera estar menos estresado y ser más productivo. Al leer esto, ¡te permitimos acceder a él de por vida de forma gratuita! Para ello, debes registrarte en www.workiamo.com introduciendo este código: ILOVEWORK.
