Por Qué Necesitamos Absolutamente Reuniones en el Trabajo
Las reuniones tienen mala fama, siendo calificadas como el “mayor desperdicio de recursos”. Pero si bien es cierto que las reuniones pueden tener grandes costos, las reuniones también brindan grandes beneficios y, por lo tanto, son esenciales para una organización productiva.
Cuando realizas una búsqueda rápida en Google de “reuniones y productividad”, tendrás la impresión de que la mejor manera de hacer reuniones más eficaces es eliminarlas por completo. Las reuniones se denominan “tóxicas”, “el mayor desperdicio de recursos” y “la mayor pérdida de productividad”.
¡No estamos de acuerdo! Creemos que las reuniones tienen el potencial de aumentar la productividad y hacer más felices a las personas; pero solo si se hacen de la manera correcta.
Somos conscientes de que las reuniones también tienen costos, especialmente si se realizan de manera incorrecta. Por esa razón, veremos a continuación las ventajas y desventajas de las reuniones.
1. Características de las Reuniones
Antes de explicar las ventajas y desventajas de las reuniones, veremos rápidamente la definición de una reunión.
Una reunión tiene cuatro componentes principales:
● Múltiples participantes
● Comunicación verbal y sincrónica
● Comunicación cara a cara
● Objetivo laboral
1.1. Múltiples participantes
Si una persona trabaja sola, obviamente no se trata de una reunión. Para llamarla reunión tienes que tener al menos dos personas.
1.2. Comunicación sincrónica y verbal
Incluso si tienes dos personas trabajando juntas, no la llamamos reunión a menos que se estén comunicando entre ellas.
Sin embargo, incluso si tienes dos personas que se comunican entre sí a través de un intercambio de correo electrónico tampoco tienes una reunión. Para que sea una reunión, se necesita una comunicación sincrónica.
Pero incluso si tienes dos personas comunicándose en vivo a través de chat, tampoco tendrías una reunión porque para ser llamada reunión se necesita comunicación verbal.
1.3. Comunicación cara a cara
¿Una reunión requiere que las personas se reúnan cara a cara? No necesariamente, también es posible a través de videoconferencia o incluso a través de una llamada telefónica. Sin embargo, cuando la mayoría de la gente piensa en reuniones, piensa en la comunicación cara a cara.
1.4. Objetivo Laboral
Si los colegas se reúnen en un bar para ver un partido de fútbol, habrá varios participantes que se comunicarán cara a cara de forma sincrónica. Sin embargo, esto tampoco se consideraría una reunión porque no tiene un objetivo laboral, solo se trata de pasar un buen rato.
Entonces, lo que se requiere es una comunicación en vivo y sincrónica entre múltiples participantes y, en general, tiene un componente cara a cara. En resumen, tenemos cuatro componentes:
- Múltiples participantes
- Comunicación sincrónica
- Comunicación cara a cara
- Objetivo laboral
Muchas personas ven las reuniones como un desperdicio de recursos e improductivas, pero los gerentes aparentemente todavía sienten que necesitan reuniones porque una gran parte de la mayoría de los trabajadores de oficina se dedica a reuniones.
Entonces, ¿las reuniones son buenas o malas?
2. Desventajas de las reuniones
Como te dirán muchos expertos en productividad, la celebración de reuniones tiene enormes desventajas, como el desperdicio de recursos, los costos administrativos, la lentitud del proceso de toma de decisiones y la interrupción del trabajo. La mayoría de estas desventajas tienen que ver con dos características de las reuniones:
● Múltiples participantes
● Comunicación sincrónica
Veremos las desventajas más importantes con más detalle a continuación.
2.1. Desperdicio de recursos
Cuando tienes varios participantes, fácilmente estás utilizando muchos recursos. Esto se debe a que debes multiplicar el tiempo por el costo por hora del tiempo de cada miembro del equipo. Entonces, digamos que la tarifa por hora de cada miembro del equipo es de 100 USD. Si tienes una reunión con 20 miembros del equipo, gastarás 2.000 USD por cada hora que dure la reunión.
2.2. Costos administrativos
Además del costo de la reunión en sí, hay un costo administrativo. Esto consiste en el costo de organizar la reunión, el costo del espacio para la reunión y el costo de cada miembro del equipo para programar su trabajo alrededor de la reunión y, por lo tanto, potencialmente reprogramar otro trabajo.
2.3. Holgazanería social
La holgazanería social es cuando muchos miembros de un grupo se vuelven inactivos, escondiéndose entre la multitud. Cuando tienes una reunión con varios participantes, muchos de ellos a menudo estarán inactivos. Esto sucede naturalmente porque solo puede haber una persona que hable en algún momento y la mayoría de los demás no están realmente obligados a hacer nada más que sentarse allí.
2.4. Proceso de toma de decisiones lento
Por otro lado, tener múltiples participantes y todos ellos queriendo participar en el proceso de discusión y toma de decisiones, conduce fácilmente a una discusión larga y a un proceso de toma de decisiones lento. Esto se debe a que todo el mundo quiere ser escuchado antes de que se pueda tomar una decisión.
2.5. Interrupción del trabajo
Finalmente, debido a la naturaleza sincrónica de las reuniones, los miembros del equipo tienen que participar en el momento de la reunión, que no es necesariamente su horario preferido. La ventaja de la comunicación asincrónica como el correo electrónico es que la persona puede ejecutar sus tareas sin interrupciones y solo tiene que responder a la comunicación en el momento en que no está ejecutando otras tareas importantes.
Entonces, hay muchas desventajas de las reuniones. Sin embargo, estas pueden mantenerse bajas si se siguen ciertas estrategias sobre cómo hacer que las reuniones sean más efectivas. Discutimos estas estrategias aquí:
3. Ventajas de las Reuniones
Las desventajas de las reuniones discutidas anteriormente, podrían llevarnos a pensar que las reuniones son solo un desperdicio y deben evitarse. Sin embargo, esto dejaría de lado las muchas ventajas de las reuniones. Son tan fuertes que las reuniones son de hecho esenciales para cualquier organización productiva.
Las ventajas más importantes de las reuniones son:
● Cohesión del equipo
● Motivación y compromiso del equipo
● Inclusión y alineación del equipo
● Mayor ancho de banda de comunicación
● Agrupación de la comunicación cara a cara
3.1. Cohesión del equipo
Las reuniones pueden generar una mayor cohesión del equipo. Primero, porque cuando el equipo se une en torno a un propósito común, las personas sienten un espíritu de equipo. En segundo lugar, las reuniones y, por tanto, las interacciones cara a cara permiten una comunicación más humana.
Si has utilizado una aplicación de citas para conocer gente nueva, sabrás que con solo comunicarse por mensaje no tendrás una idea clara de cómo es esa persona en la vida real. Tan pronto como hagas una llamada telefónica o, mejor aún, una videollamada, tendrás una idea mucho mejor de quién es esa persona. Y si te encuentras en persona, puedes formar un verdadero vínculo con esa persona.
Por lo tanto, las reuniones, especialmente las reuniones en persona, son las mejores para lograr la cohesión del equipo.
3.2. Motivación y compromiso del equipo
Las reuniones son la mejor herramienta para la motivación del equipo. De nuevo, esto tiene que ver con la diferencia entre la comunicación escrita y la comunicación cara a cara. Si bien es posible motivar a un equipo a través de correo electrónico o mensajes de chat, es mucho más fácil motivar a un equipo mediante comunicación verbal, y especialmente mediante videoconferencia o reuniones cara a cara.
Yo mismo he trabajado con personas que nunca había conocido en persona. Sin embargo, tan pronto como conocí a estas personas cara a cara, sentí que tanto su motivación como la mía aumentaba también.
Además, las reuniones sirven para dar a cada miembro del equipo un sentido más fuerte de compromiso. Esto es especialmente cierto si en la reunión los miembros del equipo se comprometen con ciertas tareas o logros frente a todo el equipo.
Una vez más, el compromiso del equipo se puede obtener a través de la comunicación por correo electrónico, pero el compromiso cuando se hace una promesa cara a cara a todo el equipo es mucho más fuerte.
3.3. Inclusión y alineación del equipo
Las reuniones conducen a la inclusión del equipo. Cuando tienes una reunión, generalmente estás abierto a recibir comentarios de todos los participantes. Cuando las personas pueden dar su opinión, especialmente a todo el equipo, se sienten más incluidas en el proyecto del equipo.
De manera similar, las reuniones sirven para que las personas se alineen en torno a un propósito compartido. Si bien es posible hacer que las personas se alineen en torno a un propósito compartido a través de correo electrónico o la comunicación por chat, es mucho más fácil lograrlo con reuniones cara a cara.
3.4. Mayor ancho de banda de comunicación
La comunicación cara a cara o al menos la comunicación verbal tiene un ancho de banda mucho mayor que la comunicación escrita. Un mayor ancho de banda significa que se puede pasar más información en cualquier momento. Si bien el contenido de la comunicación a menudo será el mismo, una gran parte de la comunicación es no verbal, como la entonación, la tonalidad, la velocidad de la voz, los gestos, las posturas y las expresiones faciales. Esto no está bien comunicado por escrito. El gran ancho de banda de la comunicación verbal, especialmente la comunicación cara a cara, es la razón principal por la que las reuniones logran una mayor cohesión, motivación y alineación del equipo.
Además de esto, el mayor ancho de banda de comunicación también significa que las reuniones pueden ser mucho más rápidas que el correo electrónico o las conversaciones por chat para resolver problemas, y pueden conducir a menos malas interpretaciones. Por ejemplo, a la mayoría de nosotros nos ha pasado que un mensaje neutral en WhatsApp fue malinterpretado como si fuese dicho en un tono agresivo. Esto se debe a que el destinatario no pudo escuchar nuestra voz, ni ver nuestro rostro y por lo tanto malinterpretó el contenido emocional. En las reuniones cara a cara podemos comunicarnos a través de gestos, mímica, tonalidad, entonación, tono de voz, tacto y mucho más, dando lugar a una comunicación mucho más rica.
El orden del ancho de banda de comunicación es el siguiente, de alta a baja:
● Comunicación cara a cara
● Video conferencia
● Llamada de audio
● Mensajes de voz
● Mensajes de chat
● Correo electrónico
Debido a estas ventajas de un mayor ancho de banda, siempre debes pedir a todo el equipo que encienda sus cámaras cuando te encuentres en una conferencia remota. Verse cara a cara les brinda una experiencia comunicativa más rica.
3.5. Agrupación de la comunicación cara a cara
Agrupar significa juntar tareas similares. Entonces, en una reunión estás agrupando la comunicación cara a cara. Eso significa que la comunicación que puedes tener durante la reunión hace que sea menos necesario tener comunicación adicional fuera de las reuniones.
El agrupamiento es bueno porque genera menos interrupciones. Imagínate que tendrías toda la comunicación cara a cara de una reunión en 50 pequeños fragmentos de comunicación sincrónica, cuando miembros del equipo están interrumpiendo tu trabajo constantemente. Estas 50 interrupciones serían mucho más perturbadoras que simplemente tener una reunión.
Por todas las razones anteriores, las reuniones son absolutamente esenciales para una organización productiva.
Sin embargo, las reuniones también tienen costos, por lo que es importante realizarlas de la manera correcta. A continuación te explicamos las principales estrategias para que las reuniones sean más efectivas:
