Scrum es Genial, Pero el Sistema de Ciclos de Enfoque es Mejor
Scrum puede ayudarte a trabajar menos y lograr más. ¡Scrum es genial! Pero el sistema de Ciclos de Enfoque, otra metodología ágil que se basa en Scrum, es mejor.
Scrum es una metodología ágil que prescribe ciertas reglas para la organización y coordinación del trabajo. Ha ayudado a miles de organizaciones a ser más productivas y, por lo tanto, se ha convertido en la metodología ágil más popular.
Nos encanta Scrum y lo hemos estado usando durante muchos años. De hecho, hemos sido evangelistas de Scrum, introduciendo Scrum en muchos equipos.
Sin embargo, después de trabajar con Scrum durante muchos años, descubrimos que era necesario ajustar ciertas cosas. Esto fue especialmente cierto para los equipos que trabajan de forma remota y para trabajos distintos al desarrollo de software. Estos ajustes a Scrum con el tiempo se desarrollaron en una nueva metodología que llamamos Sistema de Ciclos de Enfoque.
Hemos visto que el Sistema de Ciclos de Enfoque funciona para nosotros y para nuestros amigos y ahora queremos presentarlo a una audiencia más amplia.
El Sistema de Ciclos de Enfoque es de hecho muy similar a Scrum.
● Su objetivo es el mismo que el de Scrum, hacer más en menos tiempo y, por lo tanto, tener más éxito y menos estrés.
● Tanto Scrum como Ciclos de Enfoque funcionan mejor en equipos pequeños y empoderados.
● Tanto Scrum como Ciclos de Enfoque se basan en breves períodos de trabajo. Scrum los llama sprints, el Sistema de Ciclos de Enfoque los llama ciclos de enfoque.
● Tanto Scrum como Ciclos de Enfoque intentan involucrar a todas las partes interesadas y colaborar con los clientes y todos los departamentos.
● Tanto Scrum como Ciclos de Enfoque tienen como objetivo la flexibilidad en lugar de una planificación rígida a largo plazo, pero ambos también fomentan la planificación del trabajo antes de la ejecución de trabajo.
● Tanto Scrum como Ciclos de Enfoque también fomentan una revisión del trabajo al final del sprint/ciclo de enfoque y la mejora continua.
Además de estas similitudes, también existen muchas diferencias entre estas metodologías ágiles que se describen a continuación. Organizamos la descripción de las diferencias de acuerdo con seis elementos centrales de Scrum:
- Backlog de tareas
- Estimación del trabajo
- Planificación del sprint
- Visualización del progreso del trabajo
- Reuniones stand-up diarias
- Revisión y retrospectiva del Sprint
- Equipo
1. Backlog de Tareas
Un backlog de tareas es un lugar donde almacenas todas tus tareas futuras . Puede contener tareas grandes o proyectos, así como pequeñas tareas accionables. En los proyectos de desarrollo de software, este backlog de tareas a menudo se denomina backlog del producto, ya que contiene elementos que deben realizarse en el desarrollo del producto.
Dicho backlog de tareas es un elemento central de Scrum. Ayuda al equipo a ver todas las tareas futuras que se realizarán y a tener un lugar para almacenar nuevas ideas del producto, así como un lugar del cual tomar nuevas tareas para el próximo sprint.
Se puede iniciar un backlog de tareas anotando todas las tareas que tienes en mente. Esto es, en efecto, lo que prescribe el famoso libro “Organízate con Eficacia” (Getting Things Done) de David Allen. El libro prescribe esto como el primer paso para tener una mente más clara al escribir todas las tareas que se encuentran en ella.
1.1. Pirámide de metas
En Scrum, la prescripción es escribir historias de usuarios, tareas, metas, proyectos en una lista desordenada y luego ordenar esa lista según su importancia, colocando los proyectos, tareas o subtareas más importantes en la parte superior.
En Ciclos de Enfoque, la prescripción es ordenar los trabajos pendientes de acuerdo con el nivel de la tarea. Esto significa que las subtareas están agrupadas por la tarea a la que pertenecen, las tareas están agrupadas por el proyecto al que pertenecen y los proyectos están agrupados por la misión a largo plazo a la que pertenecen. Al hacer este tipo de agrupación, estamos estableciendo una pirámide de metas.
La pirámide de metas nos permite ver instantáneamente cuáles son nuestras misiones a largo plazo y cuál es la mejor manera de lograrlas. También reduce la complejidad de una lista desestructurada muy larga.
Puedes obtener más información sobre las pirámides de metas en este artículo:
1.2. Planificación a nivel de tareas
El backlog de tareas de Scrum rara vez contendrá tareas accionables. En cambio, se compone principalmente de metas a largo plazo, proyectos y tareas grandes.
En Ciclos de Enfoque, el objetivo es crear un backlog de tareas detallado con muchas tareas pequeñas y subtareas. Esto sería inmanejable en un backlog de tareas desorganizado, ya que estaríamos creando cientos de elementos desorganizados. En Ciclos de Enfoque, utilizando pirámides, esto es posible porque cada subtarea se relaciona con menos tareas, que se relacionan con incluso menos proyectos que se relacionan con muy pocas metas de misión.
Este tipo de planificación detallada a nivel de tarea y subtarea se denomina planificación a nivel de tareas. Puedes obtener más información sobre sus beneficios aquí:
2. Estimación del Trabajo
Estimar el trabajo significa que antes de ejecutar una tarea, anotes la tarea y pienses cuánto tiempo esperas que tome.
Estimar el tiempo es una parte importante de las metodologías de Scrum y Ciclos de Enfoque. Para ambas metodologías, planificas tu trabajo para ciertos períodos de tiempo, que se denominan sprints o ciclos de enfoque. Para hacer eso, necesitas saber cuánto tiempo es probable que requieran las tareas. Sin embargo, las metodologías Scrum y Ciclos de Enfoque recomiendan que las estimaciones de tiempo se realicen de manera muy rápida y aproximada, para no perder tiempo en la estimación de tiempo.
La mayor diferencia entre Scrum y Ciclos de Enfoque en términos de estimar el trabajo es que la medida de tiempo en Scrum son los puntos de la historia, mientras que en los Ciclos de Enfoque son las horas. Tanto los puntos de la historia como las horas son unidades de medida del tiempo.
La razón por la que Scrum recomienda los puntos de la historia es para permitir una estimación de tiempo que represente el tiempo que le tomaría a un trabajador promedio y no a un trabajador específico. Ciclos de Enfoque hace lo mismo con estimaciones en horas asumiendo un trabajador promedio por estimación de tiempo ágil. Puedes encontrar más información sobre la estimación ágil del tiempo en este artículo:
La principal ventaja de estimar en horas es que cada miembro del equipo e incluso las partes interesadas externas saben cuánto tiempo significa una hora, mientras que el tiempo para los puntos de la historia varían entre los diferentes equipos.
3. Planificación del Sprint
Un sprint es un período corto de trabajo, que está precedido por un plan de trabajo y finalizado por una revisión del trabajo. La planificación del Sprint es, por tanto, la planificación de la tarea que quieres realizar durante el tiempo del Sprint.
Trabajar en sprints tiene mucho sentido porque al planificar tu trabajo con anticipación, puedes concentrarte en la ejecución del trabajo durante el tiempo del sprint. Además, al determinar los objetivos con anticipación y no cambiarlos durante el sprint, garantizas la continuidad.
El sistema de enfoque Ciclos de Enfoque se llama “Ciclos de Enfoque” porque este es su concepto principal. Los ciclos de enfoque son muy similares a los sprints, pero con algunas diferencias importantes:
● Sprint de 2 semanas vs. sprints escalados
● Selección de tareas de arriba hacia abajo vs. selección de tareas de abajo hacia arriba
● Tablero Scrum vs. lista de tareas estructurada
3.1. Sprints escalados
Scrum generalmente prescribe una duración de sprint de dos semanas. Ciclos de Enfoque, por otro lado, no usa una duración de sprint, sino que prescribe el uso de los diferentes ciclos naturales: un año, un mes, una semana y un día.
De estos, los ciclos de enfoque mensuales y semanales son muy similares a los sprints. Al combinar un sprint largo de un mes con un sprint corto de una semana, puedes obtener la mejor combinación de los beneficios de sprint cortos y largos.
El beneficio de esta escala de los sprints en mes y semana en lugar de sprints constantes de dos semanas se describe con más detalle en este artículo:
3.2. Selección de tareas desde abajo hacia arriba
Otra diferencia importante es la forma en que se seleccionan las tareas para el sprint. En Scrum, se supone que el Propietario del Producto debe definir los proyectos y tareas más importantes a realizar y luego, junto con el equipo, dividirlos en tareas individuales. Este es un proceso de arriba hacia abajo. De arriba hacia abajo significa que primero miramos las metas grandes y proyectos y luego definimos qué tareas son necesarias para lograrlos.
Ciclos de Enfoque, por otro lado, utiliza un enfoque de abajo hacia arriba, en primer lugar. Eso significa que antes de mirar las metas grandes y proyectos, Ciclos de Enfoque analiza las tareas que ya están en proceso. Estas son las siguientes tareas:
● Tareas que no has podido completar en el sprint anterior
● Tareas que ya están incluidas en tu calendario
● Tareas relacionadas con las tareas en las que has trabajado en el sprint anterior.
Estas tareas ya están en nuestra mente y deberíamos hacerlas antes de pasar a nuevas tareas. Por lo tanto, estas tareas se incluyen primero en la planificación del sprint. Solo después vemos cuánto tiempo nos queda para trabajar en nuevas metas y proyectos.
3.3. Lista de tareas estructurada
Scrum recomienda el uso de los tableros Scrum a menudo también llamados tableros Kanban. En estos tableros, el equipo tiene básicamente tres columnas:
● Tareas no iniciadas
● Tareas en progreso
● Tareas completadas
El equipo luego mueve las tareas de la izquierda a la derecha del tablero, o sea de no iniciadas a completadas.
Ciclos de Enfoque, por otro lado, utiliza una lista de tareas estructurada. Eso significa que la lista de tareas está estructurada en metas de alto nivel que se dividen en proyectos, tareas y subtareas. Esta lista de tareas estructurada tiene todos los beneficios de una pirámide de metas como se mencionó anteriormente.
4. Visualización del Progreso del Trabajo
La visualización del progreso del trabajo significa que los miembros del equipo pueden ver el progreso que están haciendo hacia el logro de los objetivos del sprint semanal. Este es un concepto importante tanto en Scrum como en Ciclos de Enfoque.
4.1. Gráficos de evolución (burndown chart)
En Scrum, básicamente significa un gráfico de evolución (burndown chart). En un gráfico de evolución, estamos haciendo seguimiento a la cantidad de trabajo que aún está pendiente, así como la cantidad de trabajo que se ha completado hasta ahora.
Puedes ver un ejemplo del gráfico de evolución aquí:
Ciclos de Enfoque también utiliza gráficos de evolución para visualizar el progreso del trabajo. Sin embargo, la diferencia con Scrum es.
- Usa varios otros gráficos para visualizar el progreso del trabajo
- Transparencia completa
Ciclos de Enfoque no solo usa un gráfico de evolución, sino que también usa un gráfico de desglose (breakdown chart) y otros gráficos que visualizan cosas como el trabajo de cada miembro del equipo, el retraso de cada miembro del equipo, el retraso de cada tarea, la estimación, la precisión para cada tarea y cada miembro del equipo, etc.
4.2. Transparencia total
Lo más importante es que Ciclos de Enfoque valora la transparencia total. Todos los miembros del equipo y todas las partes interesadas deberían poder ver en todo momento en qué están trabajando todos los miembros del equipo.
Scrum, en una primera mirada, también valora la transparencia; pero en una mirada más cercana tolera la intransparencia. Por ejemplo, Scrum prescribe puntos de historia como un método para estimar el tiempo. El mayor inconveniente de los puntos de historia es que ocultan retrasos y errores en las estimaciones a las partes interesadas fuera del equipo. Ciclos de Enfoque prescribe estimaciones en horas, que son comprensibles para todos.
Además, Scrum prescribe solo un plan muy aproximado de proyectos y tareas sin dividir las tareas en subtareas. Eso además dificulta que los miembros del equipo sepan en qué están trabajando los demás y cuánto tiempo dedican a cada tarea. Por lo tanto, Ciclos de Enfoque prescribe la planificación a nivel de tareas, yendo al nivel de tareas pequeñas y subtareas.
Además, en el stand-up diario prescrito por Scrum, solo participan los propios miembros del equipo, mientras que otros interesados quedan fuera. Por otro lado, Ciclos de Enfoque prescribe un ciclo de enfoque diario en el que cada miembro del equipo hace que su trabajo diario sea transparente para todos los miembros del equipo, así como para todas las demás partes interesadas.
En resumen, Ciclos de Enfoque prescribe mucha más transparencia para hacer que el progreso del trabajo, así como los retrasos y los errores de estimación, sean visibles para todas las partes interesadas.
5. Reuniones Stand-Up Diarias
Una reunión stand-up diaria es una reunión corta de 15 minutos que el equipo realiza todas las mañanas para hablar rápidamente sobre dos preguntas:
● ¿En qué estamos trabajando hoy?
● ¿Existen obstáculos para lograr nuestras metas?
Se llama reunión “stand-up”, ya que se supone que los participantes deben ponerse de pie para tratar de que la reunión sea lo más concisa posible.
La reunión stand-up diaria es un elemento central de Scrum. Ayuda de varias maneras:
● Para asegurar que cada miembro del equipo sepa lo que se supone que debe lograr durante el día.
● Para coordinar el trabajo de los miembros del equipo y
● Para asegurar que ningún trabajo sea bloqueado.
5.1. Reuniones virtuales y correos electrónicos diarios
Scrum recomienda encarecidamente que los miembros del equipo se reúnan físicamente durante la reunión; todos deberían estar en un solo lugar.
Ciclos de Enfoque, por otro lado, valora el trabajo a distancia y, por lo tanto, no prescribe una reunión física. Sin embargo, si los miembros del equipo trabajan a tiempo completo y se encuentran en zonas horarias similares, también se recomienda una reunión en persona o por lo menos una reunión por videoconferencia.
Si los miembros del equipo solo trabajan a tiempo parcial o en diferentes zonas horarias, Ciclos de Enfoque recomienda usar un correo diario para reemplazar el stand-up diario. Un correo diario es un correo electrónico enviado a un grupo de correo electrónico del equipo en el que cada miembro del equipo habla de 2 a 3 cosas:
● Lo que logró ayer (opcional)
● En qué trabajará hoy
● Qué obstáculos le impiden completar las tareas.
El correo diario debe ser enviado por cada miembro del equipo por la mañana antes de comenzar a trabajar.
5.2. Ciclos de enfoque diarios
En una reunión stand-up diaria, los miembros del equipo comparten sus respectivas tareas por la mañana.
Ciclos de Enfoque va más allá al permitir que cada miembro del equipo haga públicas todas las tareas durante todo el día y no solo para los miembros del equipo sino para todas las partes interesadas.
Más específicamente, en Ciclos de Enfoque se pide a cada miembro del equipo que cree una lista de tareas diaria y la comparta con todas las partes interesadas del proyecto. Durante el día, se le pide al equipo que actualice esta lista para que todos puedan ver lo que ya se ha logrado y en qué está trabajando cada miembro del equipo.
6. Revisión de Sprint y Retrospectiva del Sprint
La revisión del sprint y la retrospectiva del sprint se realizan al final de un sprint. En la revisión del sprint, el equipo demuestra lo que ha logrado durante el sprint a los otros miembros del equipo, así como a las partes interesadas externas.
En la retrospectiva del sprint, el equipo analiza lo que salió bien en el sprint y lo que debe mejorarse en futuros sprints.
La revisión de sprint y las retrospectivas del sprint son partes centrales tanto de Scrum como de Ciclos de Enfoque. Los beneficios de tenerlos son múltiples:
● Todos los miembros del equipo reciben actualizaciones sobre el trabajo de los demás.
● Las partes interesadas externas pueden dar retroalimentación.
● Los miembros del equipo deben rendir cuentas por no lograr sus objetivos del sprint.
● Los miembros del equipo pueden mostrar con orgullo su trabajo, lo que puede motivarlos durante toda la duración del sprint.
A pesar de que tanto Scrum como Ciclos de Enfoque tienen revisiones y retrospectivas del sprint como elementos centrales, existen diferencias importantes en cómo se implementan.
6.1. Resultados tangibles, resultados intangibles e acción de trabajo
Scrum se enfoca solo en resultados tangibles. Estos son los resultados que se pueden mostrar. Como Scrum se ha centrado históricamente en el desarrollo de software, los resultados tangibles más comunes son el software en funcionamiento. Es por eso que la revisión del sprint a menudo se denomina demostración del sprint; cada miembro del equipo muestra el software que ha podido completar.
Ciclos de Enfoque no se centra exclusivamente en el desarrollo de software, sino en cualquier trabajador creativo o de oficina. Muchos de estos trabajadores no obtienen resultados tangibles pero sí intangibles de su trabajo. Por ejemplo, un psicólogo hace felices a sus clientes, un administrador de fondos obtiene un rendimiento para su cliente y un auditor se asegura de que las cuentas estén en orden. Para todo este trabajo sería difícil mostrar resultados tangibles. Por lo tanto, Ciclos de Enfoque no solo se centra en resultados tangibles sino también intangibles.
Además, Ciclos de Enfoque cree que no solo los resultados cuentan, sino la acción. Por ejemplo, un agente de ventas podría haber realizado 500 llamadas de ventas sin realizar ninguna venta en una semana y la semana siguiente solo realiza 300 llamadas pero genera 10 ventas. Por lo tanto, los resultados a menudo no representan bien el trabajo que se ha realizado. Por esa razón, la revisión del sprint en Ciclos de Enfoque se centra no sólo en los resultados, sino también en la acción de trabajo.
Como Focus Cycles prescribe una planificación detallada a nivel de tareas y una estimación en horas, es posible generar análisis sobre en qué trabajó cada miembro del equipo y durante cuánto tiempo. Estos análisis sirven como una segunda métrica además de los resultados.
6.2. Combina la revisión, la retrospectiva y la planificación del sprint
Ciclos de Enfoque de la misma manera que Scrum tiene planificación del sprint, revisiones y retrospectiva. Sin embargo, para reducir el tiempo requerido y el número de reuniones en Ciclos de Enfoque, todas esas tres, planificación, revisión y retrospectiva, se combinan en una sola reunión. Esta reunión combinada tiene la siguiente agenda:
● Retrospectiva del sprint
○ ¿Qué salió bien durante el último ciclo de enfoque (sprint)?
○ ¿Qué se necesita mejorar en el futuro?
● Revisión del sprint
○ ¿Qué has podido lograr?
○ ¿Algo que puedas mostrar? (demostración del sprint)
● Planificación del sprint
○ ¿Cuáles son las tareas en las que cada miembro del equipo ya sabe que debe trabajar?
○ ¿Cuáles son las prioridades para el próximo ciclo de enfoque (sprint)?
6.3. Reuniones escaladas
Como Ciclos de Enfoque usa sprints escalados, también usa reuniones de sprints escaladas. Eso significa que en diferentes intervalos se llevan a cabo diferentes tipos de reuniones:
Ciclo de enfoque mensual: el primer lunes de cada mes, revisión del sprint y retrospectiva del mes pasado, y planificación del sprint para el mes siguiente.
Ciclos de enfoque semanales: el lunes de cada semana, revisión del sprint de la semana pasada y planificación del sprint para la semana siguiente.
Ciclo de enfoque diario: una reunión cada mañana para responder estas preguntas:
● ¿En qué trabajarás hoy?
● ¿Hay algún obstáculo en tu trabajo?
7. Equipo
El equipo es la base de cualquier trabajo realizado con Scrum o con Ciclos de Enfoque. Tanto Scrum como Ciclos de Enfoque empoderan al equipo dándole mucha autonomía.
Tanto para Scrum como para Ciclos de Enfoque es importante que un equipo sea pequeño, de 4 a 10 personas. Los equipos más grandes deben dividirse en unidades más pequeñas.
Además de estas similitudes entre Scrum y Ciclos de Enfoque, existen algunas diferencias, como veremos a continuación.
7.1. Gerente de Producto Empoderado
El equipo Scrum tiene tres componentes principales: el Propietario del Producto, el Scrum Master, y el Equipo de Desarrollo.
La mayoría de los miembros del equipo son responsables de la ejecución de las tareas, mientras que solo 2 personas se enfocan en definir el producto (Propietario del Producto) y definir el proceso (Scrum Master).
El Propietario del Producto define el producto. Ella es la que habla con los clientes, analiza los productos de la competencia, presenta una visión del producto, clasifica y prioriza los elementos del backlog de tareas.
El Scrum Master, también llamado Coach Ágil, es el principal responsable del proceso. Por lo tanto, esto es lo más cercano a un Gerente de Proyecto, que es responsable de organizar reuniones y moderar la revisión del sprint y la planificación del sprint.
En Ciclos de Enfoque, el rol del Scrum Master o Coach Ágil se combina con el rol del Propietario del Producto para formar un Gerente de Producto Empoderado, que es responsable tanto de qué producto desarrollar como de cuál es la mejor manera de llegar al producto deseado.
7.2. Equipo de ejecución
La mayor parte de la implementación no la realiza el Gerente de Producto Empoderado (o el Propietario del Producto y Scrum Master), sino el Equipo de Desarrollo. Sin embargo, como Ciclos de Enfoque no se centra en el desarrollo de software, sino que fue creado para ser utilizado por cualquier equipo que realice trabajo creativo o de oficina, este equipo no se llama Equipo de Desarrollo sino Equipo de Ejecución.
7.3. Equipos escalados
Tanto Scrum como Ciclos de Enfoque funcionan mejor en equipos pequeños. Pero a menudo las organizaciones que quieren trabajar de forma ágil ya están organizadas en grandes departamentos. ¿Cómo cambiamos estos departamentos a pequeños equipos ágiles?
Scrum recomendaría dividir el departamento, o al menos parte del departamento, en muchos pequeños equipos ágiles. Podemos mostrar esto de la siguiente manera:
Los círculos simbolizan pequeños equipos de 5 a 10 personas que trabajan de forma independiente entre sí, pero que aún informan al departamento.
Ciclos de Enfoque, por otro lado, prescribe equipos escalados. Eso significa que varios equipos más pequeños se pueden combinar en superequipos, como se ilustra a continuación
En la ilustración de arriba hay dos superequipos combinados de 3 y 4 equipos pequeños, respectivamente. Mientras el trabajo se realiza en los equipos pequeños, los diferentes equipos que forman parte de un superequipo coordinan el trabajo en estrecha colaboración. Más específicamente, hacen la planificación mensual juntos, pero cada equipo hace la planificación semanal individualmente. Podemos ver esto en la siguiente ilustración:
Por ejemplo, el primer lunes de marzo, la revisión del sprint y la retrospectiva del sprint se realizan para el mes de febrero. Esto se está haciendo dentro de todo el superequipo.
Una vez completada esta parte de la reunión, el equipo planea el próximo mes también a nivel de superequipo. Luego, los superequipos se dividen en sus equipos individuales y planifican en detalle la próxima semana.
El próximo lunes, cada uno de los equipos se reúne para su revisión del sprint semanal de la última semana y el plan del sprint de la próxima semana.
Este proceso se repite hasta el final del mes y el comienzo del mes siguiente, cuando el superequipo en general revisa el sprint mensual y se planea el mes siguiente.
Anteriormente hemos visto que Ciclos de Enfoque se basa en gran medida en Scrum e incorpora muchos de sus principios, pero también tiene algunas diferencias significativas. Estas diferencias se resumen a continuación:
8. Software para Ayudarte a Trabajar en Ciclos de Enfoque
Trabajar con Ciclos de Enfoque puede ser un poco engorroso, ya que tienes que:
● Anotar todas tus tareas en el backlog de tareas
● Estructurar el backlog de tareas en una pirámide de metas
● Estimar cada tarea
● Crear planes mensuales y semanales
● Crear una lista de tareas diarias todos los días
● Seguimiento a la finalización del trabajo
● Visualizar el progreso de tu trabajo
Hacer esto con lápiz y papel es casi imposible. Pero incluso el uso de un sistema de gestión de proyectos popular, como Asana, Jira o Trello, no te permitirá hacer mucho de lo anterior.
Por ejemplo, los sistemas anteriores no se hicieron para crear pirámides de metas o listas de tareas semanales y diarias y mantener todas esas listas de tareas sincronizadas.
Por eso desarrollamos un sistema de gestión de trabajo que se ajusta perfectamente al Sistema de Ciclos de Enfoque. Se llama Workiamo.
Workiamo es una herramienta muy simple y es ideal para cualquiera que quiera estar menos estresado y ser más productivo. Al leer esto, ¡te permitimos acceder a él de por vida de forma gratuita! Para ello, debes registrarte en www.workiamo.com introduciendo este código: ILOVEWORK.
