Trucos Para Hacer Que las Reuniones Sean Más Productivas y Agradables
Muchas personas pasan gran parte de su día en reuniones y muchas de ellas dirán que estas reuniones no son muy efectivas e incluso son una pérdida de tiempo. Estos dos hechos, la gente que pasa mucho tiempo en reuniones y que estas son ineficaces, significan que existe un enorme potencial para aumentar la productividad al hacer que las reuniones sean más efectivas. A continuación, mostraremos formas de lograr esto y, por lo tanto, hacer que cada miembro del equipo sea más productivo y feliz.
Los trucos para que las reuniones sean más productivas a menudo dependen del tipo de reuniones. Por ejemplo, el consejo para hacer que las reuniones de ventas sean más productivas es diferente del consejo para hacer que las reuniones de retroalimentación de los empleados sean más productivas. Sin embargo, hay algunos trucos generales que se pueden aplicar a casi cualquier reunión.
Hablamos de trucos adicionales que dependen del tipo de reunión aquí:
Los principales trucos que hemos utilizado en Focus Cycles (www.focuscycles.com) para hacer que nuestras reuniones y las de nuestros clientes sean más productivas son las siguientes:
● Objetivo y agenda claros de la reunión
● Reuniones de tiempo limitado
● Participación limitada
● Reuniones regulares
● Reuniones moderadas
● Reuniones de caminata y de pie
● Recapitulación posterior a la reunión
● Transparencia del equipo entre reuniones
1. Objetivo y Agenda Claros de la Reunión
Para cada reunión, debes tener un objetivo claro y debes asegurarte de que todos los que participan en la reunión comprenden claramente el objetivo de la reunión.
Más allá de establecer un objetivo claro, tienes que establecer una agenda clara. La agenda es básicamente la forma en que divides los objetivos en puntos a tratar y la cantidad de tiempo que dedicas a cada uno de estos puntos.
2. Reuniones de Tiempo Limitado
Además de tener un objetivo y una agenda claros, debes hacer que las reuniones tengan un tiempo limitado, de modo que sepas de antemano no sólo cuándo va a comenzar la reunión sino también cuándo va a terminar. Esto evita que las reuniones terminen en conversaciones interminables.
A menudo, las personas programan reuniones de 30 minutos, 1 hora o 2 horas, solo porque esta es la forma más común y porque su calendario lo sugiere.
Sin embargo, es mejor intentar ser preciso con el tiempo estimado. Por lo tanto, no debes tener miedo de programar reuniones que duren 47, 32 o 24 minutos. Esto tiene la ventaja adicional de que comunicas implícitamente a los miembros del equipo que la puntualidad y la finalización puntual de la reunión son importantes.
3. Participación Limitada
Las reuniones, por definición, tienen más de un participante. A veces te ayuda tener presente a todo el equipo, especialmente si el objetivo es la inclusión y la alineación del equipo. Sin embargo, generalmente no quieres tener participantes que no tengan una contribución relevante en términos de brindar información o tomar decisiones. Si esos miembros irrelevantes participan, a menudo conduce a su inactividad. Por lo tanto, antes de invitar a los participantes, debes asegurarte de que tengan algo que aportar.
4. Participación e Inclusión del Equipo
Si bien es cierto que solamente quieres invitar a una reunión a los miembros del equipo que necesitan participar, si invitas a una persona, asegúrate de que no se quede inactiva sino que participe activamente en la reunión.
En otras palabras, quieres evitar la holgazanería social, la tendencia de una gran parte de los participantes a quedarse inactivos cuando una reunión tiene muchos participantes.
Para evitar la holgazanería social, debes intentar dar una tarea a cada participante, incluso a aquellos que no están hablando. Por ejemplo, déjales que lleguen a tener ideas y que las escriban.
Al mismo tiempo, también debes asegurarte de que se escuche la opinión de todos y de que todos se sientan incluidos.
5. Reuniones Regulares
Cuando tienes reuniones regularmente, como por ejemplo, todos los lunes por la mañana, o todos los días a las 9:00 am, el costo administrativo se reduce. Esto se debe a que cada miembro del equipo ya conoce la reunión y, por lo tanto, no tiene que reprogramar el trabajo debido a la reunión.
Además, si tienes reuniones a intervalos regulares asegúrate que su organización no carezca de la comunicación sincrónica de las reuniones. Le da al equipo oportunidades regulares para discutir temas importantes.
Sin embargo, cuando tengas reuniones regulares, debes prestar especial atención para mantenerlos productivos. Por ejemplo, es importante un tiempo limitado y tener solo un número limitado de participantes, de lo contrario existe el peligro de desperdiciar muchos recursos.
6. Reuniones Moderadas
Siempre debe asignar un moderador a una reunión. El moderador de una reunión asegura lo siguiente:
● Que el objetivo de la reunión sea claro para todos los participantes,
● que haya una agenda y que esta agenda se está siguiendo,
● que la reunión finalice a tiempo, y
● que los participantes en la reunión sean activos y se valore su opinión.
7. Reuniones de Caminata y de Pie
Debes intentar tener tus reuniones de pie o caminando, en lugar de sentarse. En las reuniones de pie, los participantes se ponen de pie, mientras que en las reuniones de caminata los participantes caminan. Ambos tienen especial sentido para las reuniones cara a cara.
Las reuniones de caminata tienen estas ventajas:
● Caminar ayuda a estimular la creatividad.
● Ayuda a fortalecer la cohesión del equipo al realizar una actividad juntos.
● Reduce la barrera entre la gerencia y los subordinados.
● Es menos probable que los participantes se distraigan con sus teléfonos inteligentes.
Por estas razones, personas productivas como, por ejemplo, Steve Jobs, han intentado que sus compañeros de reunión caminen con ellos. Steve Jobs solía tener reuniones caminando alrededor de la sede de Apple en Cupertino.
Las reuniones a caminata son difíciles de realizar con más de 3 participantes, por lo que debes mantener el tamaño de la reunión de dos o tres. Además, solo son posibles si no te encuentras en una ciudad concurrida con mucho tráfico y ruido.
Tomar notas se vuelve difícil en las reuniones de caminata. Pero este inconveniente se puede superar grabando notas de voz.
Las reuniones cara a cara son más comunes para reuniones muy breves. Tienen la ventaja de que es menos probable que los miembros se distraigan en discusiones largas y, en cambio, se adhieran a la agenda y al calendario. Además, la gente suele estar más alerta cuando está de pie que sentada.
Personalmente, incluso si no tengo una reunión cara a cara, permanezco de pie durante las reuniones, incluso durante las reuniones largas, ya que me siento más alerta.
8. Recapitulación posterior a la reunión
Al final de la reunión debes proporcionar un resumen de la reunión y una conclusión. En la mayoría de los casos, el moderador proporcionará este resumen y conclusión. La conclusión debe ser algo tangible; debe ser una decisión, un plan para la próxima semana o un conjunto de acciones específicas.
9. Transparencia del Equipo Entre Reuniones
Más importante que las reuniones en sí, es el tiempo entre reuniones en el que se realiza el trabajo real. Si en este tiempo el equipo está trabajando con un proceso correcto, entonces se reduce la necesidad de reuniones.
Para que esto suceda, es importante que todo el equipo sepa en qué están trabajando los demás; no solo durante la reunión de planificación del trabajo sino continuamente todos los días.
Esto se puede lograr haciendo que las tareas de cada miembro del equipo sean visibles para todos los demás miembros del equipo. Idealmente, cada miembro del equipo puede ver en vivo en lo que todos los demás han estado trabajando y están trabajando en este momento. Esto es posible si, no sólo planificas cada semana, sino que también asignas cada tarea a un miembro del equipo y dejas que todo el equipo establezca sus tareas diarias al comienzo del día y luego haces que su ejecución diaria del trabajo sea visible para todos los demás.
El proceso anterior para brindar transparencia al equipo no fue posible de lograr con los sistemas tradicionales de gestión de proyectos, como Asana, Jira o Trello. Por esa razón, en Focus Cycles tuvimos que crear nuestro propio software de productividad llamado Workiamo.
Workiamo es un Software de Gestión de Trabajo basado en el Sistema de Productividad Focus Cycles y es extremadamente simple. Es ideal para cualquiera que quiera estar menos estresado y ser más productivo.
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10. El Sistema de Reuniones de Focus Cycles
Como somos una empresa enfocada en la productividad, hemos trabajado duro para encontrar el mejor sistema de reuniones para nuestro propio trabajo.
Generalmente, tratamos de evitar las reuniones tanto como sea posible. Por lo tanto, rara vez tenemos reuniones funcionales (reuniones de decisiones, reuniones de generación de ideas, reuniones de información, reuniones de resolución de problemas, reuniones de construcción de equipos). Hemos descubierto que estas reuniones se reemplazan mejor por comunicación asincrónica a través de chat o correo electrónico, y solo deben efectuarse entre las personas directamente involucradas con el trabajo en cuestión.
Cuando tengamos reuniones de toma de decisiones o de generación de ideas, solo invitaremos a un pequeño grupo de personas que se ocupan del tema en cuestión. Pueden ponerse de acuerdo sobre las reuniones entre ellos.
Las reuniones que tenemos para todo el equipo son solo dos reuniones semanales que se dividen en una sección de actualización de estado y una sección de planificación del trabajo. La reunión está limitada a 30 minutos. Cada tema que no se refiera directamente a qué trabajo se ha realizado o qué trabajo está planeado para la próxima semana se pospone para otra discusión por correo electrónico o una reunión separada. En la reunión tenemos una agenda clara. Cada miembro del equipo puede responder 3 preguntas:
● lo que se ha hecho desde la última reunión,
● y qué estamos haciendo hasta la próxima reunión y
● ¿Hay algún obstáculo?
La reunión tiene un moderador que hace las preguntas a cada miembro del equipo y se asegura de que se hable de los únicos temas relevantes.
Al final de la reunión tenemos un resultado claro, todos saben en qué trabajar, y potencialmente tenemos retroalimentación y sabemos en qué están trabajando todos.
Estas reuniones son tan efectivas porque dan como resultado un plan claro y una revisión del trabajo que es posible gracias al software de productividad Workiamo. Puedes probarlo tú mismo en www.workiamo.com.
