Un Proceso de Cuatro Pasos para el Coaching de Productividad
El coaching de productividad personal es una de las mejores formas de garantizar que no solo te vuelvas más productivo, sino que también reduzcas el estrés y la sensación de agobio. Pero, por supuesto, estos beneficios solo se obtienen si el coaching de productividad se realiza de la manera correcta. Esta mejor forma de coaching de productividad incluye cuatro pasos que explicaremos a continuación.
Antes de explicar los 4 pasos del coaching de productividad, necesitamos explicar qué es una coach de productividad: Una coach de productividad trabaja como una coach de vida en el sentido de que es no-directiva. Por lo tanto, ella no intenta decirte qué hacer y establecer prioridades para ti, sino que tú mismo determines lo que debes hacer y establecer prioridades contigo.
A diferencia de una coach de vida, la coach de productividad no tiene la meta de mejorar toda tu vida, sino específicamente:
● Reducir tu estrés laboral y
● Aumentar tu productividad laboral.
Ella logra esos objetivos al:
● Analizar tu productividad actual,
● Establecer tus metas,
● Brindar asesoramiento experto sobre productividad y
● Ser tu compañera personal de rendición de cuentas.
Así que tenemos 4 pasos de coaching de productividad:
● Paso 1: Análisis de estado
● Paso 2: Establecimiento de metas
● Paso 3: Asesoramiento experto
● Paso 4: Compañera de rendición de cuentas (accountability buddy)
1. Paso 1: Análisis de Estado
El coaching personal de productividad comienza con un análisis de tu estado actual de productividad. Esto es importante porque solo una vez que la coach conozca tu punto de partida, podrá determinar adónde quieres ir y cómo llegar allí.
En el análisis de estado es importante ser realista. Eso significa que no debes ser demasiado optimista pero tampoco demasiado pesimista. Además, quieres centrarte siempre que sea posible en las cifras reales y no solo en tus impresiones.
A continuación mostramos las diferentes áreas de análisis y las preguntas que debe plantearse la coach de productividad:
● Estado físico
● Tiempo de trabajo
● Espacio de trabajo
● Herramientas de trabajo
● Disrupciones e interrupciones
● Ciclos de enfoque
1.1. Estado físico
Estas son las preguntas que hará la coach:
● ¿Cuánto ejercicio haces por día/semana?
● ¿Cuántas horas duermes?
● ¿Cuánto pesas y cuál es tu IMC (índice de masa corporal)?
● ¿Cuántas calorías consumes y cuántas veces comes?
● ¿Qué tipo de comida comes?
Analizar el estado físico es importante porque la productividad necesita una mente productiva y una mente productiva necesita un cuerpo saludable. Como la famosa expresión latina: “Mens sana in corpore sano (mente sana en un cuerpo sano)”.
Para ayudarnos con este análisis de estado, ayuda si el cliente usa un “wearable” (dispositivo vestible) que generalmente puede dar datos exactos sobre:
● Horas de sueño,
● Pasos dados por día,
● Frecuencia cardíaca en reposo,
● Minutos de ejercicio por día.
1.2. Tiempo de trabajo
Estas son las preguntas que hará la coach:
● ¿Cuántas horas trabajas?
● ¿Cuánto tiempo dedicas a las diferentes categorías laborales?
● ¿Cuánto tiempo dedicas al correo electrónico?
Muchos clientes no tienen una idea precisa de cuánto tiempo dedican realmente a un trabajo productivo. Por esa razón, necesitan realizar un seguimiento de sus horas de trabajo. Se necesita alrededor de una semana para medir cada tarea diariamente para obtener una evaluación más realista del tiempo de trabajo.
1.3. Espacio de trabajo
Estas son las preguntas que hará la Coach:
● ¿Desde qué lugares pasas la mayor parte del tiempo de trabajo?
● ¿Notas alguna diferencia en la productividad trabajando desde diferentes espacios?
● ¿Tu espacio de trabajo tiene suficiente aire fresco, luz, buena vista, ausencia de ruidos e interrupciones?
1.4. Herramientas de trabajo
Estas son las preguntas que hará la coach:
● ¿Qué sistema de correo electrónico utilizas? MS Outlook? Gmail? ¿Superhuman?
● ¿Qué almacenamiento en la nube utilizas? ¿Drive? Dropbox? One Drive?
● ¿Qué sistema de gestión de proyectos utilizas? Asana? Jira? Workiamo?
● ¿Qué canales de comunicación utilizas con tu equipo? ¿Correo electrónico? ¿Chat? ¿Videoconferencia?
1.5. Disrupciones e interrupciones
Estas son las preguntas que hará la coach:
● ¿Cuánto tiempo pasas en las redes sociales? ¿Facebook? Instagram? Pinterest?
● ¿Cuántas veces te interrumpen tus colegas o familiares?
● ¿Cuánto tiempo puedes concentrarte sin que te distraigan o te interrumpan?
● ¿Cuánto tiempo dedicas a las reuniones?
1.6. Ciclos de enfoque
Estas son las preguntas que hará la coach:
● ¿Utilizas algún sistema en línea o fuera de línea para planificar el trabajo periódicamente?
● ¿Haces un plan anual?
● ¿Haces un plan mensual?
● ¿Haces un plan semanal?
● ¿Haces un plan diario?
Las respuestas a todas las preguntas anteriores ayudan a la coach de productividad, así como al cliente, a comprender la línea de base de la productividad y a comprender en qué áreas enfocarse.
2. Paso 2: Establecimiento de Metas
Una vez que se ha establecido la línea de base y se han identificado las áreas críticas, la coach personal de productividad ayuda al cliente a establecer metas. Hay dos tipos de establecimiento de metas, que son bastante distintas:
● Establecer metas de resultado
● Establecer metas de sistema
Establecer metas de resultado consiste en definir lo que el cliente quiere en la vida. El establecimiento de metas de sistema define las herramientas y la estructura que el cliente desea implementar a diario para ayudarlo a lograr las metas de resultado.
2.1. Metas de resultado
Establecer las metas de resultado tiene cuatro pasos:
- Barrido mental (mind sweep)
- Definir misión y visión
- Crear una pirámide de metas
- Dividir las metas, proyectos y tareas en períodos de tiempo
El establecimiento de metas comienza haciendo un barrido mental. Un barrido mental es una lista desordenada de cosas que el cliente ya tiene en mente.
El siguiente paso es que el cliente piense en su “POR QUÉ” definitivo. ¿Por qué quiere lograr todo esto, o en otras palabras, cuál es la misión y visión de su vida?
A continuación, el cliente debe pensar en cómo su misión y visión se relacionan con las tareas en las que necesita trabajar. El resultado de esto es una pirámide de metas. Una pirámide de metas es una jerarquía de metas que tiene la meta final de la misión de vida en la parte superior y pequeñas tareas accionables en la parte inferior. El objetivo de esto es obtener claridad en cada nivel de la pirámide de metas:
● Nivel de misión
● Nivel de proyecto
● Nivel de tarea
● Nivel de subtarea
Una pirámide de metas será una lista enorme, que se sentirá abrumadora. Entonces, el siguiente paso es que la coach y el cliente dividan las metas y las tareas en diferentes períodos de tiempo para hacer:
● Un plan de vida,
● Un plan de 5 años,
● Un plan de 1 año,
● Un plan de 1 mes,
● Un plan de 1 semana
● Y un plan diario.
Podemos ilustrar el proceso de establecimiento de metas y como poner metas en ciclos de enfoque de la siguiente manera:
2.2. Metas de sistema
Una meta de sistema consiste en implementar los sistemas, herramientas o estrategias que ayudan al cliente a alcanzar sus metas de resultados. Los principales sistemas en los cuales centrarse son:
● Creación de hábitos
● Extinción de hábitos
● Planificación en ciclos de enfoque
● Herramientas de trabajo
● Planificación de acondicionamiento físico
● Espacio de trabajo
2.2.1. Creación de hábitos
Los hábitos son cosas que hacemos a diario sin pensar en ello. Por tanto, estas acciones se llevan a cabo de forma automática y no requieren fuerza de voluntad. Por ejemplo, la mayoría de las personas no necesitan fuerza de voluntad para ducharse o cepillarse los dientes porque estas acciones son hábitos.
Es importante identificar la acción regular que deseas realizar para convertirlos en hábitos.
2.2.2. Extinción de hábitos
La extinción de hábitos es necesaria cuando se tienen malos hábitos. Por ejemplo:
● Tú fumas cada vez que bebes alcohol.
● Tú navegas en internet cada vez que te sientes cansado.
Estos hábitos negativos deben identificarse y luego extinguirse.
2.2.3. La planificación en ciclos de enfoque
La planificación en ciclos de enfoque es una herramienta esencial de productividad. Por lo tanto, tiene sentido que la coach y el cliente establezcan cuándo y cómo harían la planificación mensual, semanal y diaria.
Lo más común sería que la coach y el cliente se reúnan al comienzo del mes y al comienzo de cada semana para discutir tanto el ciclo que terminó como el plan para el próximo ciclo de enfoque.
2.2.4. Planificación del acondicionamiento físico
La base de una mente productiva es un cuerpo sano. Por ello se han instalado ciertas disciplinas de acondicionamiento físico:
● ¿Cuántas horas de sueño necesitas?
● ¿Cuántos pasos das por día, en promedio?
● ¿Cuántos minutos de ejercicio de alta intensidad puedes hacer todos los días?
2.2.5. Espacio de trabajo
La coach puede descubrir que el cliente no tiene un espacio de trabajo productivo. Por ejemplo, un espacio de trabajo sin ventana, sin aire fresco, demasiado caliente o con demasiadas interrupciones.
2.2.6. Herramientas de trabajo
Las herramientas de trabajo son cosas como el correo electrónico, el almacenamiento en la nube, el calendario o los sistemas de gestión de proyectos. Las herramientas de trabajo pueden ser de gran ayuda para lograr una mayor productividad y así lograr tus metas. Pero es importante tener en cuenta que hay algunas herramientas que funcionan mucho mejor que otras. Por tanto, la coach te ayudará a seleccionar las mejores herramientas de trabajo.
Todos los sistemas anteriores son importantes y la coach no solo debe observar el estado actual, sino también establecer metas para cada sistema.
El análisis de estado y el establecimiento de metas son los dos puntos de partida más importantes para comenzar a mejorar la productividad con tu coach. Por lo general, podrían completarse en el plazo de una semana.
Después de esa semana, el trabajo no está terminado. De hecho, el trabajo acaba de comenzar porque la coach de productividad trabajará contigo durante toda tu vida. Las dos cosas que la coach de productividad hace continuamente para aumentar tu productividad y reducir tu estrés son:
● Asesoramiento experto y
● Ser una compañera de rendición de cuentas (accountability buddy)
3. Paso 3: Asesoramiento Experto
Una coach es una experta en productividad. Ella te proporcionará una gran cantidad de estos consejos durante la primera semana (análisis de estado y establecimiento de metas), pero obtendrás el asesoramiento experto completo con el tiempo, ya que ella trabaja contigo todas las semanas. Este consejo podría ser, por ejemplo:
● Cómo mejorar tu planificación diaria,
● Cómo tener reuniones más productivas,
● Cómo establecer metas,
● Cómo mejorar tu espacio de trabajo.
4. Paso 4: Compañera de Rendición de Cuentas
Una compañera de rendición de cuentas es alguien que te hace responsable de lograr tus metas. Esto funciona de la siguiente manera: te reúnes con tu compañera de rendición de cuentas cada semana y compartes lo que has logrado en la última semana y lo que quieres lograr durante la próxima semana. En la próxima sesión, tu compañera de rendición de cuentas te hará rendir cuentas de las cosas que habías planeado para la semana.
4.1. Rendición de cuentas real
En mi propia experiencia, los compañeros de rendición de cuentas rara vez proporcionan una rendición de cuentas real. Esto se debe a que tu compañero no tiene una lista de las tareas individuales que se suponía que debías hacer ni la lista de tareas que realmente hiciste. Así que depende de ti presentarle todo lo que hayas logrado. Y como el compañero es probablemente tu amigo, la reacción más común sería: ¡Increíble! Has hecho tantas cosas a pesar de que realmente procrastinaste las tareas más importantes.
4.2. El mejor consejo de una compañera de rendición de cuentas
Después de haber experimentado diferentes formas de trabajar con las compañeras de rendición de cuentas, creemos firmemente que el siguiente proceso es el más útil:
● Una reunión por semana de 45 minutos
● La reunión tiene la siguiente agenda:
○ Revisión: Tareas de la semana pasada
○ Planificar: Tareas de la próxima semana
○ Observaciones
● Revisión diaria de los logros
Lo más importante en este proceso es que la compañera de rendición de cuentas pueda ver la lista de metas, proyectos y tareas que hiciste para la semana y ver cada meta, proyecto y tareas que realmente has logrado.
4.3. Software Workiamo
Para respaldar el proceso de rendición de cuentas anterior, necesitábamos una herramienta que te permitiera:
● Crear fácilmente una pirámide de metas general
● Dividir las metas y tareas en ciclos de enfoque (planes mensuales, semanales y diarios)
● Compartir cada plan con la compañera de rendición de cuentas
● Dejar ver a la coach cuándo estás trabajando en qué y durante cuánto tiempo
● Enviar todos los logros diarios y semanales a la coach
● Proporcionar a la coach análiticas de tu productividad
Como no había una herramienta con estas funcionalidades en el mercado, desarrollamos nuestra propia herramienta, llamada Workiamo.
Workiamo es una herramienta muy simple y es ideal para cualquiera que quiera estar menos estresado y ser más productivo. Al leer esto, ¡te permitimos acceder a él de por vida de forma gratuita! Para ello, debes registrarte en www.workiamo.com introduciendo este código: ILOVEWORK.
