Las 10 Mejores Formas de Superar las Distracciones
Las distracciones son el problema №1 que nos impide hacer las cosas que sabemos que deberíamos estar haciendo. Aquí veremos las mejores estrategias sobre cómo superar las distracciones y, por lo tanto, llegar a estar más enfocados y ser más productivos.
Nos distraemos cuando revisamos nuestra cuenta de Instagram en lugar de escribir nuestro informe, cuando miramos videos de YouTube en lugar de estudiar para un examen, y cuando revisamos correos electrónicos en lugar de terminar nuestra planificación financiera. Si situaciones similares a las anteriores te ocurren con regularidad, no estás solo. De hecho, la mayoría de los trabajadores de oficina, especialmente los que trabajan de forma remota, reportan que las distracciones son el problema №1 que les impide completar sus tareas.
Las distracciones son muy difíciles de manejar. Aquí mostramos por qué este es el caso:
A pesar de que las distracciones son un gran problema para la mayoría de los trabajadores de oficina. Pero hay algunas estrategias que pueden ayudarte. Estrategias que he estado utilizando para pasar de una baja productividad debido a un cerebro constantemente distraído, a una alta productividad que mantiene a raya la distracción.
Estas son las 10 estrategias principales:
- Analizar tus distracciones
- Realizar trabajos más desafiantes
- Limitar las distracciones del correo electrónico
- Limitar las distracciones de las redes sociales y aplicaciones de mensajería
- Programar las distracciones
- Trabajar con una pareja de trabajo
- Trabajar con un coach de productividad
- Planificar en Pirámides de Metas
- Trabajar en Ciclos de Enfoque
- Usar un sistema de gestión de proyectos
1. Analiza tus Distracciones
Lo primero que debes hacer para controlar tus distracciones es analizarlas:
● ¿Con qué frecuencia te distraes?
● ¿Cuánto tiempo pasas en diferentes sitios web?
● ¿Cuáles son las causas de tu distracción?
● ¿Cuáles son las redes sociales y los sitios web que más lo distraen?
Reflexionar sobre las preguntas anteriores te ayudará a descubrir cuáles son las distracciones más serias para ti y las causas de ellas. Este conocimiento te ayuda a diseñar una estrategia para prevenirlas. También aumenta la conciencia de tí mismo, por lo que es menos probable que sucumbas a estas distracciones.
2. Realiza un Trabajo Más Desafiante
Si tienes problemas para enfocarte y estás constantemente distraído, es posible que tu trabajo no te apasione completamente. Puedes sentir que estás trabajando duro todo el día, pero podría ser que tu mente esté luchando contra el aburrimiento y buscando llenar el tiempo con algo más interesante.
Si ese es el caso, deberías considerar hacer un cambio en tu trabajo o en tu carrera.
3. Limita las Distracciones del Correo Electrónico
La mayoría de nosotros tenemos que pasar una cantidad considerable de tiempo cada día comunicándonos por correo electrónico. Esto no es malo, la comunicación es fundamental y el correo electrónico es una forma eficaz de comunicarse. El problema con el correo electrónico es que muchos de nosotros nos distraemos durante el trabajo importante por el deseo de revisar la bandeja de entrada y luego dedicamos demasiado tiempo a correos electrónicos sin importancia.
Para luchar contra las distracciones del correo electrónico, éstas son nuestras estrategias principales:
- Programa el correo electrónico
- Utiliza Unroll.me para limitar la cantidad de correos electrónico que recibes
- Esfuerzate por un buzón de correo electrónico 0
3.1. Programa el correo electrónico
Primero, debes programar el correo electrónico para que solo sea realizado en determinados momentos del día. Por ejemplo, después de tu rutina matutina y por la noche después de que hayas terminado con el trabajo.
Esto evita que te dejes atrapar por las distracciones del correo electrónico durante el día.
3.2. Utiliza Unroll.me para limitar la cantidad de correos electrónicos que recibes
En segundo lugar, debes reducir drásticamente la cantidad de correos electrónicos que recibes en tu bandeja de entrada. Para este propósito utilizo Unroll.me. Unroll.me te permite clasificar todos los remitentes que te han enviado un correo electrónico en tres categorías:
- Mantener en la bandeja de entrada
- Dar de baja
- Poner en el correo diario de Unroll
Cuando comencé a usar Unroll.me, tenía más de 2500 remitentes que me enviaban correos electrónicos. A algunos de esos remitentes les di de baja, ya que no servían de nada. Otros remitentes los mantenía en mi bandeja de entrada, ya que eran contactos cercanos o podrían estar enviando correos electrónicos importantes.
Sin embargo, a la gran mayoría de los remitentes no les di de baja ni tampoco les di acceso a mi bandeja de entrada. En lugar de eso, decidí ponerlos en el correo electrónico diario de Unroll.me, una herramienta útil que combina todos los correos electrónicos que recibo durante el día en un solo correo electrónico, que se me envía a diario.
En mi caso, este correo electrónico de Unroll.me generalmente tendrá casi 100 correos electrónicos individuales combinados en un solo correo electrónico. Esto puede parecer mucho, pero de hecho solo me toma unos minutos cada día revisar todos mis correos electrónicos.
3.3. Esfuerzate por un buzón de correo electrónico 0
Siempre debes esforzarte por obtener la bandeja de entrada 0, lo que significa que todos los días, o al menos una vez a la semana, debes intentar que todos los correos electrónicos que recibiste estén archivados o clasificados, para que no haya correos electrónicos no procesados en tu bandeja de entrada.
En mi experiencia, la mejor manera de hacer esto es tener un sistema de clasificación muy simple, que solo toma menos de un segundo para procesar.
Utilizo estas categorías simples para clasificar mis correos electrónicos:
● Correos electrónicos en la bandeja de entrada
● Correos electrónicos archivados
● Correos electrónicos destacados con estrella
Todos los días recibo muchos correos electrónicos en mi bandeja de entrada. Al menos una vez al día, los saco todos de mi bandeja de entrada archivando el correo electrónico o poniéndole una estrella. Una estrella significa que el correo electrónico requiere que actúe o que contiene información urgente e importante, como un billete de avión.
Esta es una clasificación de correo electrónico muy básica, pero debido a que es tan básica, es muy rápido clasificar mis correos electrónicos.
4. Limita las Distracciones de las Redes Sociales y Aplicaciones de Mensajería
Las redes sociales, incluidos sitios como Instagram, YouTube, Facebook, TikTok, así como las aplicaciones de mensajería como WhatsApp, Telegram y Signal son los distractores número uno para la mayoría de las personas.
Hay tres métodos principales para limitar estas distracciones:
- Eliminar las aplicaciones
- Bloquear las aplicaciones
- Desactivar las notificaciones de estas aplicaciones
4.1. Eliminar las aplicaciones
Eliminar las aplicaciones es el método más radical. Significa eliminar la aplicación de tu teléfono para que ya no puedas acceder a ella. Sin embargo, esto también significa que pierdes su beneficio que te ofrece. Por ejemplo, si eliminas WhatsApp, ya que es una fuente de demasiada distracción, también perderás la capacidad de comunicarte con contactos importantes a través de la aplicación.
4.2. Bloquear las aplicaciones
Un enfoque menos radical que eliminar es simplemente bloquear la aplicación durante un período de tiempo. Puedes bloquear completamente estas aplicaciones después de un cierto tiempo máximo de uso diario o puedes bloquearlas durante ciertas horas del día.
Puedes establecer un límite de tiempo para el uso diario de la aplicación, por ejemplo, 10 minutos por día, o puedes limitar el uso de la aplicación a sólo una determinada hora del día, por ejemplo, entre las 18:00 y las 20:00.
Este bloqueo puedes hacer directamente en tu teléfono o puedes usar aplicaciones para ello.
4.3. Desactivar las notificaciones de estas aplicaciones
Eliminar y bloquear las aplicaciones puede ser demasiado radical para muchas personas. Esto es especialmente cierto para las aplicaciones de mensajería que a menudo contienen mensajes a los que debemos responder con más frecuencia que solo una vez al día.
Entonces, si no deseas bloquear estas aplicaciones, lo siguiente para evitar distracciones es desactivar las notificaciones de estas aplicaciones.
Por ejemplo, cuando desactivé las notificaciones en todas las aplicaciones, incluidas Instagram, Whatsapp, Correo electrónico y Facebook, noté cuánto disminuyó la frecuencia de uso. Todavía las revisaba cada 2 horas aproximadamente, para ver si había recibido algo importante, sin embargo, no miraría constantemente las aplicaciones cada vez que recibiera una notificación.
5. Programa las Distracciones
Hace unos años yo era adicto a las noticias, lo que significaba que seguía las noticias durante más de una hora al día y consultaba las últimas noticias cada hora. Esto fue extremadamente perjudicial para mi productividad. Por eso, decidí dejar las noticias de golpe: dejar de seguir cualquier tipo de noticia. Durante varias semanas no recibí ninguna información nueva sobre política, eventos deportivos o noticias de celebridades. Así que pensé que esto me estaba funcionando bastante bien. Pero luego vino un gran evento deportivo, la Copa del Mundo. Por lo tanto, sentí que podía hacer una excepción, y mientras no veía ningún juego, seguía los puntajes de mis equipos favoritos en línea. Pero como había hecho esta pequeña excepción de no consumir más noticias, comencé a ver sólo 5 minutos de noticias generales. Y estos 5 minutos se convirtieron en 10 y luego en 15 y finalmente en 30 minutos. Así que muy pronto dejé de limitar mi consumo de noticias.
Así que nuevamente estaba luchando con mi adicción a las noticias, hasta que encontré una solución que funcionó para mí y ha continuado funcionando desde entonces. Con esta solución he podido controlar las distracciones y así ser más productivo.
La solución es darme la libertad de consumir noticias, pero con limitaciones específicas: solo en franjas horarias fijas de 15 minutos cada una durante el día:
● 10 am — 10:15 am
● 1 pm — 1:15 pm
● 4 pm — 4:15 pm
● 7 pm -7:15 pm
La mayoría de estas franjas horarias pasarán sin que me distraiga. Pero a veces sucede que quiero involucrarme en distracciones, como por ejemplo revisar los últimos resultados de un partido de fútbol, pero fuera de esas franjas horarias. En ese caso, tendría que esperar hasta que comience una de las franjas horarias.
Lo llamo agrupación de distracciones, ya que pongo todas las distracciones potenciales en estos períodos de tiempo específicos de 15 minutos. Las distracciones antes y después están completamente prohibidas, pero durante esos 15 minutos se permite cualquier distracción.
6. Trabaja con una Pareja de Trabajo
Una forma extremadamente eficaz de limitar la distracción, que aún pocas personas conocen, se llama Trabajar en pareja. Trabajar en pareja significa que, en lugar de trabajar solo, trabajas con otra persona que ve todo lo que haces y es capaz de ayudarte en cualquier cosa en la que trabajes.
Cuando trabajas en pareja y compartes la pantalla de tu computadora con tu pareja, automáticamente te enfocarás sólo en las tareas relacionadas con el trabajo, y todas las distracciones así como las interrupciones, serán un problema menor. Por ejemplo, no irás a Instagram o Facebook para consultar las últimas actualizaciones de tus amigos. Además, cuando una persona te llame por teléfono, lo más probable es que le digas a esa persona que estás en otra llamada y continúes trabajando con tu pareja.
Puedes leer más sobre el trabajo en parejas aquí:
7. Trabaja con un Coach de Productividad
Otro método para reducir las distracciones es trabajar con un coach de productividad. Un coach de productividad trabajará contigo individualmente, al igual que tu pareja, pero no lo hará de manera continua, sino semanalmente, asegurándose de:
● Planificar tu semana
● Revisar tus logros semanales
● Señalar las discrepancias entre tus tareas planificadas y las que realmente realizaste
● Analizar contigo las formas de mejorar tu productividad
Lo más importante es que tu coach de productividad personal te hará rendir cuentas de tus tareas y proyectos, ayudándote a superar las distracciones y la procrastinación, mientras se asegura de mantenerte motivado y alcanzar tu potencial completo.
Puedes leer más sobre los beneficios de tener un coach de productividad personal aquí:
8. Planifica con Pirámides de Metas
Otra estrategia importante para reducir las distracciones, que rara vez se menciona, es planificar con pirámides de metas. Las pirámides de metas son un conjunto de metas de alto a bajo nivel, que incluyen lo siguiente:
● Misiones
● Proyectos
● Tareas
● Subtareas
Tu misión se divide en tus proyectos, tus proyectos en tareas, tus tareas en subtareas.
Esto te ayuda a evitar dos trampas que a menudo conducen a la distracción:
- Tener una gran meta pero no saber qué pasos deben tomarse para lograrla.
- Conocer la tarea accionable que debes realizar, pero sin tener la gran visión detrás de ella.
Si siempre tienes en cuenta tus metas de alto nivel, pero al mismo tiempo también tienes claridad sobre los pasos a seguir, estarás súper motivado y, por lo tanto, estarás menos atraído por las distracciones.
Puede leer más sobre cómo trabajar con pirámides de metas aquí:
9. Trabajar en Ciclos de Enfoque
Relacionado con la planificación con pirámides de metas es otra estrategia para limitar las distracciones que se llama trabajar en Ciclos de Enfoque. Un ciclo de enfoque es un período de trabajo intenso precedido por una sesión de planificación y finalizado por una sesión de revisión.
Por lo tanto, trabajar en ciclos de enfoque significa que comienzas tu trabajo con una sesión de planificación, luego solo te enfocas en la ejecución del trabajo, seguido de una revisión rápida de tu trabajo y finalizas con un descanso antes de que comience el siguiente ciclo de enfoque.
Podemos visualizar ciclos de enfoque así:
Los ciclos de enfoque deben realizarse en diferentes horizontes de tiempo, de largo a corto plazo:
● Ciclo de enfoque anual
● Ciclo de enfoque mensual
● Ciclo de enfoque semanal
● Ciclo de enfoque diario
Puedes obtener más información sobre cómo trabajar en los ciclos de enfoque aquí:
La parte más importante de trabajar en ciclos de enfoque es el plan semanal y la lista diaria de tareas. El plan semanal se centra en las metas más importantes de la semana. Una vez que tengas claridad sobre lo que debe lograrse exactamente durante la semana, es mucho menos probable que te distraigas.
Puedes leer más sobre la importancia de la planificación semanal aquí:
De manera similar, una vez que sepas exactamente lo que deseas lograr durante el día, es mucho menos probable que te distraigas.
Puede leer más sobre la importancia de las listas diaria de tareas aquí:
10. Utiliza un Sistema de Gestión de Proyectos
Yo empecé a utilizar un sistema de gestión de proyectos en el 2008. Antes usaba solo lápiz y papel para hacer un plan mensual y una lista de tareas diarias. Esos planes de trabajo fueron extremadamente útiles, pero una vez que comencé a usar un sistema de gestión de proyectos, vi que mi productividad se disparaba y mis distracciones se volvían menos frecuentes. Esto tiene que ver con el hecho de que constantemente sabía cuáles eran las tareas más importantes y, por lo tanto, estaba constantemente motivado para hacer más cosas.
Sin embargo, noté rápidamente que para ser aún más productivo, necesito planificar en pirámides de metas y trabajar en ciclos de enfoque, como se mencionó anteriormente. Pero planificar con pirámides de metas y trabajar en ciclos de enfoque era difícil o no era posible con todos los sistemas de gestión de proyectos que estaba probando. Así que el 2019 decidí desarrollar un sistema de gestión de proyectos que tuviera en cuenta todos mis conocimientos y experiencia. Lanzamos esto en 2021 y es, con mucho, el mejor sistema para hacer que cualquier trabajador de oficina no solo sea más productivo sino también menos distraído.
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