Como Trabajar en Ciclos de Enfoque me Ayudó a Estar Menos Estresado y Tener Más Trabajo Hecho
Trabajar en ciclos de enfoque no solo puede aumentar tu productividad, sino también reducir tu estrés y aumentar tu felicidad.
1. ¿Qué Son los Ciclos de Enfoque?
Los ciclos de enfoque son períodos de tiempo que comienzan con un plan de trabajo, terminan con una revisión del trabajo y tienen un trabajo enfocado intenso entre el principio y el final. Además, tienen un período de recuperación entre ciclos de enfoque. Así, los ciclos de enfoque tienen los siguientes elementos:
● Inicio: planificar el trabajo
● Trabajo enfocado: enfocarse sólo en el trabajo planeado
● Final: revisar el trabajo realizado y la forma de trabajar
● Recuperación: tiempo de descanso entre ciclos de enfoque
Estos elementos se pueden visualizar de la siguiente manera:
2. Importancia del Tiempo de Inactividad
Un elemento esencial del trabajo en ciclos es el tiempo de inactividad entre ciclos. El tiempo de inactividad es el tiempo en el que no hacemos ningún trabajo, nos regeneramos y nos distraemos del trabajo.
El problema en el trabajo de hoy es que estamos constantemente en modo activo y no tenemos suficiente tiempo de inactividad, lo que conduce a una disminución de nuestra productividad. Esto se puede simbolizar de la siguiente manera:
La línea azul representa la productividad de una persona que está en constante modo activo. A medida que la persona se cansa, la productividad disminuye y el trabajo realizado se reduce.
En comparación, al trabajar en ciclos, una persona puede regenerarse y, por lo tanto, tener la mayor productividad, como se ilustra en la siguiente comparación:
Trabajando en ciclos te permites recuperarte en el tiempo de recuperación para que puedas recuperar la máxima productividad.
La importancia de los ciclos en nuestras vidas y más específicamente para nuestra productividad me fue presentada hace muchos años, por el libro “El Poder de la Dedicación Completa” (“The Power of full engagement”) de Tony Schwartz y James Loehr. En el libro los autores hablan de su experiencia en la ciencia del deporte, donde se ha estudiado intensamente la recuperación ideal. Por ejemplo, cuando los científicos del deporte trabajan en encontrar el mejor tiempo de inactividad para los tenistas, estudian ciclos en diferentes niveles:
● Tiempo de inactividad entre temporadas de tenis
● Tiempo de inactividad entre torneos de tenis dentro de una temporada
● Tiempo de inactividad entre partidos de tenis dentro de un torneo
● Tiempo de inactividad entre juegos de tenis dentro de un partido de tenis
● Tiempo de inactividad entre puntos dentro de un juego
Cada uno de estos tiempos de inactividad son de gran importancia para el rendimiento del tenista.
Los autores de “El Poder de la Dedicación Completa” (“The Power of full engagement”) descubrieron que, si bien el tiempo de inactividad es importante para los atletas en el tenis y otros deportes, es aún más importante para los trabajadores que trabajan muchas horas usando su energía mental. Aunque el tiempo de inactividad es de vital importancia, la mayoría de la gente no lo sabe.
Puedes ver cómo mezclo el tiempo de inactividad durante la jornada laboral con la actividad física y de atención plena aquí:
“Cómo ser más productivo, estar en forma y estar plenamente consciente, todo al mismo tiempo”
3. Ciclos de Enfoque Populares
Si bien es probable que nunca hayas pensado en tus períodos de trabajo de tiempo activo e inactivo, es probable que ya estés trabajando en ellos. Por ejemplo, todos estamos trabajando en ciclos naturales de una semana laboral de 5 días con el período de recuperación durante el fin de semana.
Tener un fin de semana por sí solo no hace de la semana laboral un ciclo de enfoque. Como hemos visto en la definición anterior, también necesitamos un plan de trabajo al inicio y una revisión del trabajo al final de los ciclos. Pero al tomarte ese tiempo de inactividad, al menos estás trabajando en un ciclo de tiempo activo e inactivo, incluso sin hacer planificación y revisión del trabajo.
Pero incluso en la definición más estrecha de ciclos de enfoque, muchas personas ya están trabajando en ciclos de enfoque, como los siguientes:
● Sprints de trabajo
● Planes y revisiones anuales
● Listas diarias de tareas
● Sesiones Pomodoro
Analizaremos cada uno de estos ciclos de enfoque a continuación:
3.1. Sprints de trabajo
Los sprints son períodos cortos de trabajo que suelen durar alrededor de dos semanas. Al comienzo del sprint, planificamos el trabajo a realizar durante el sprint (planificación del sprint). Durante el sprint nos enfocamos solo en el trabajo que habíamos planeado y no dejamos que nos moleste ningún trabajo adicional que pueda surgir. Al final del sprint, revisamos lo que hemos logrado (revisión del sprint) y cómo hemos trabajado (retrospectiva del sprint). Después del sprint tenemos una breve recuperación antes de comenzar el siguiente sprint.
El sprint es un concepto de Scrum que es la metodología ágil más popular. Dado que la forma ágil de trabajo y Scrum se han vuelto cada vez más populares, muchos trabajadores de oficinas ya están trabajando en sprints.
La duración del sprint suele ser de dos semanas. Personalmente prefiero trabajar con dos series de sprint, una más corta y otra más larga. Mi sprint más corto es de una semana y el más largo es de un mes. El sprint de una semana es para planificar a nivel de tareas, en el que quiero tener la máxima flexibilidad para cambiar las tareas en las que trabajar. El sprint más largo, que dura un mes, es para planificar a nivel de proyecto, donde quiero tener más estabilidad.
Puedes ver a mi división personal en 2 niveles de sprints en este artículo:
“¿Cuál es la Duración Ideal de un Sprint de Trabajo?”
3.2. Planes y revisiones anuales
Al final del año, muchas personas establecen propósitos de año nuevo (plan del ciclo de enfoque anual). Además, algunas personas reflexionan sobre el año que está llegando a su fin (revisión del ciclo de enfoque anual).
Además, la gente suele aprovechar las vacaciones entre los años para tomarse un descanso del año anterior y prepararse para el nuevo (recuperación del ciclo de enfoque anual). Esto es especialmente cierto en China, donde, según el calendario chino, el año nuevo comienza con el festival de primavera chino (Chunjie). Muchos chinos tomarán la decisión más importante, cómo cambiar de trabajo o mudarse a un nuevo apartamento, justo en el momento de Chunjie.
3.3. Planes y revisiones diarias
Un día es otro ciclo. Naturalmente, nos tomamos un descanso al final del día para dormir y nos despertamos al día siguiente para comenzar nuestro día de trabajo.
Además de tener un descanso natural durante el sueño, muchas personas también se involucran en los otros elementos del ciclo de enfoque: planificar en la mañana, trabajo enfocado y revisión en la noche.
A nivel individual, puedes crear una lista diaria de tareas por la mañana (plan diario de trabajo), luego enfocarte solo en esas tareas durante el día (trabajo enfocado) y luego revisar esta lista diaria de tareas al final del día (revisión diaria del trabajo) .
A nivel de equipo, puedes reunirte con tu equipo para una reunión diaria en la que cada miembro del equipo habla sobre la tarea del día (plan diario de trabajo). Al final del día, cada miembro del equipo envía sus logros diarios en un correo electrónico diario (revisión diaria del trabajo).
3.4. Sesión Pomodoro
La sesión Pomodoro funciona de la siguiente manera: Configuras tu alarma a un límite de tiempo determinado, como por ejemplo 45 minutos. Luego trabajas durante estos 45 minutos hasta que suena la alarma.
El método fue popularizado por un chico italiano que finalmente pudo terminar su tesis académica después de comenzar a trabajar en cortos períodos de tiempo delimitado por un temporizador de cocina en forma de tomate (pomodoro significa tomate en italiano).
Comienza la sesión decidiendo en qué trabajar configurando el temporizador (plan de trabajo), luego solo te enfocas en la tarea en cuestión (trabajo enfocado). Cuando suena el temporizador, revisas rápidamente lo que has hecho (revisión del trabajo) y luego tomas al menos un descanso de 5 minutos (recuperación).
4. Similitudes y Diferencias Entre Diferentes Ciclos de Enfoque
Los diferentes ciclos de enfoque tienen algunas diferencias pero también muchos puntos en común.
4.1. Puntos en común
Los diferentes ciclos de enfoque mencionados anteriormente tienen todos en común los elementos básicos de un ciclo de enfoque:
● Recuperación entre ciclos
● Planificación al inicio
● Revisión al final
● Ejecución intensa en el corazón del ciclo de enfoque
4.2. Diferentes marcos de tiempo
La diferencia más obvia entre los diferentes ciclos es el marco de tiempo:
● Sesión Pomodoro: 15 min — 1 hora
● Sesión diaria: 1 día
● Sprint semanal: 1 semana
● Sprint mensual: 1 mes
● Plan / revisión anual: 1 año
Los diferentes ciclos de enfoque pueden trabajar simultáneamente. Eso significa que puedes seguirlos a todos al mismo tiempo. Podemos simbolizar esto de la siguiente manera:
Como vemos arriba, una persona puede trabajar en sprints diarios, mientras que al mismo tiempo tiene sprints semanales y mensuales.
4.3. Diferentes niveles de metas
La siguiente diferencia entre los ciclos de enfoque es el nivel de planificación y revisión.
Cuanto más largo sea el marco de tiempo, más amplias serán las metas que analizaremos en la sesión de planificación y de revisión.
Esto se puede ilustrar con la siguiente pirámide de metas:
Como puedes ver arriba en el plan del ciclo de enfoque diario, te enfocas solo en tareas pequeñas y subtareas, creando tu lista diaria de tareas de pequeñas tareas accionables.
Durante esta planificación de sprint semanal, solo te ocupas de proyectos y tareas pequeñas, ya que los proyectos grandes deben desglosarse primero en la planificación de sprint mensual.
Y en la planificación del sprint mensual planificas el proyecto. Sin embargo, no quieres planificar y revisar tu misión general, ya que esto solo debe hacerse anualmente, por ejemplo, durante un retiro de planificación de misión.
5. ¿Cómo Planifico, Ejecuto y Reviso los Ciclos de Enfoque?
Otra diferencia entre los diferentes ciclos de enfoque es cómo se realiza la planificación, la revisión y la ejecución.
A continuación, verás cómo personalmente utilizo diferentes ciclos de enfoque en mi propio trabajo. Algunos ciclos los uso solo para mí personalmente, mientras que otros los utilizo con los equipos con los que estoy trabajando.
5.1. Sesión Pomodoro
El ciclo de enfoque muy corto de una sesión pomodoro lo uso solo a nivel individual.
5.1.1. Plan Pomodoro
La planificación de la sesión Pomodoro sólo dura unos segundos. Primero miraré mi calendario y luego mi lista de tareas. Si tengo algo programado en el calendario, esto automáticamente será prioridad. Si no, reviso mi lista diaria de tareas y decido una o dos de las tareas en las que trabajar. Luego configuro un temporizador y comienzo mi trabajo.
5.1.2. Ejecución Pomodoro
Durante la sesión Pomodoro trato de estar lo más enfocado posible en la tarea en cuestión. Eso significa que evito la multitarea, las interrupciones y las distracciones.
La distracción de las redes sociales es intrínsecamente difícil de controlar. Lo que me ha funcionado es crear tres citas de calendario de 15 minutos cada día explícitamente para las redes sociales, y solo me permito acceder a las redes sociales durante estos 15 minutos.
5.1.3. Revisión Pomodoro
Una sesión Pomodoro generalmente dura entre 20 y 60 minutos. Después de la sesión, revisaré rápidamente lo que he hecho y registraré el tiempo trabajado en mi sistema de seguimiento del trabajo.
5.1.4. Descanso Pomodoro
Después de cada sesión Pomodoro tomaré un descanso de entre 3 y 15 minutos. En ese descanso podría estar comiendo un bocadillo, yendo al baño o haciendo algo de ejercicio físico.
5.2. Plan Diario
Todas las mañanas haré un plan diario para mí. Además, si trabajo con un equipo, generalmente me reúno todas las mañanas con el equipo durante 10 minutos en una reunión diaria, en la que discutimos las tareas del día.
5.2.1. Plan diario
Empiezo todos los días haciendo una lista diaria de tareas. Hago esto mirando las tareas de mi sprint semanal y luego selecciono las tareas en las que trabajar durante el día y las pongo en mi lista diaria de tareas.
Transferir tareas de la lista semanal de tareas a la lista diaria de tareas y tener todas las listas de tareas sincronizadas es algo tedioso de hacer con un lápiz y papel. Además, los sistemas tradicionales de gestión de proyectos no proporcionan esta funcionalidad. Por esa razón, un grupo de amigos y yo tuvimos que crear un sistema que funcionara con el sistema de trabajo de ciclos de enfoque. Este sistema de gestión de proyectos se llama Workiamo.
Workiamo es una herramienta muy simple y es ideal para cualquiera que quiera estar menos estresado y ser más productivo. Al leer esto, ¡te permitimos acceder a él de por vida de forma gratuita! Para ello, debes registrarte en www.workiamo.com introduciendo este código: ILOVEWORK.
Por lo general, limitaré mi plan diario a solo 5 horas, sabiendo que habrá más trabajo durante el día.
5.2.2. Ejecución diaria
Durante el día solo me enfoco en implementar mi lista de tareas de la manera más enfocada y rápida posible.
Como ya decidí en qué trabajar por la mañana, ahora puedo limitar mi planificación durante el día y enfocarme solamente en la ejecución.
5.2.3. Revisión diaria
Al final del día, reviso rápidamente en qué trabajé. Mientras registro mi tiempo de trabajo, puedo ver fácilmente las horas que trabajé en total y a qué proyecto dediqué mi tiempo.
En el pasado, en ocasiones he animado a mis equipos de trabajo a enviar un correo diario con los 3 logros diarios más importantes. Sin embargo, después de desarrollar nuestro sistema de gestión de proyectos, Workiamo, ya no necesitamos hacer esto, ya que Workiamo hace que lo que todos han trabajado sea público para todos los demás miembros del equipo. Workiamo también genera automáticamente informes visuales interesantes sobre mi trabajo, así como sobre el trabajo de mis compañeros de trabajo. Estos informes nos ayudan enormemente a revisar rápidamente el progreso de nuestro trabajo.
5.2.4. Descanso diario
Después del día de trabajo tengo una rutina para relajarme y luego trato de dormir 7 horas, antes de levantarme y comenzar el siguiente ciclo de enfoque diario.
5.3. Sprint semanal
Como se explicó anteriormente, trabajo tanto en sprints semanales como mensuales.
5.3.1. Plan Semanal
Planifico la semana tanto para mí individualmente como para todo el equipo.
Para mi plan semanal individual, primero incluiré en mi plan las tareas recurrentes que hago cada semana. Luego, miraré las tareas incompletas de la semana anterior y las arrastraré al nuevo sprint. Y finalmente veré qué tareas dentro del plan de sprint mensual aún no se han completado y decidiré cuál de ellas incluiré en el sprint de esta semana.
Hacer esto manualmente con un lápiz y papel se vuelve muy tedioso y pocos sistemas de administración de proyectos brindan tal funcionalidad. Esta fue la razón principal que nos impulsó a desarrollar nuestro propio software de enfoque llamado Workiamo, www.workiamo.com. Con Workiamo puedes arrastrar tareas fácilmente entre planes mensuales, semanales y diarios, y todas estas listas permanecerán sincronizadas.
Para la planificación del equipo, hago una reunión de planificación de sprint el lunes por la mañana. En esa reunión planeamos alrededor de 20 minutos en qué trabajar durante la próxima semana.
5.3.2. Ejecución semanal
Durante la semana trato de hacer las tareas que planeé para la semana, nada más. Si bien me permito reprogramar el orden de ejecución de las tareas, rara vez cambio las tareas a realizar durante la semana.
5.3.3. Revisión semanal
Para mi lista de tareas personal, hago una revisión rápida de mis logros semanales el domingo.
Similarmente, para los equipos con los que estoy trabajando, generalmente tendré una reunión de revisión de sprint el viernes por la tarde o el lunes. Durante esa reunión tendremos una revisión del sprint y una retrospectiva del sprint y si es el lunes también lo combinaremos con la planificación del sprint para la próxima semana.
Durante la revisión del sprint, permitimos que todos presenten rápidamente en qué han estado trabajando y, al mismo tiempo, observamos los informes generados por nuestro sistema de gestión de proyectos, Workiamo.
5.3.4. Descanso semanal
Tomaremos un descanso el sábado y domingo. Para mí esto no significa una total libertad del trabajo. Pero significa que me enfoco en tareas y conversaciones más reflexivas con compañeros emprendedores.
5.4. Sprint mensual
El sprint mensual es muy similar al sprint semanal, pero aborda menos problemas a nivel de tareas y más problemas estratégicos.
Puedes ver una explicación más detallada de la diferencia entre mis ciclos de enfoque mensual y semanal aquí:
“¿Cuál es la Duración Ideal de un Sprint de Trabajo?”
5.5. Plan anual
Mi ciclo de enfoque más largo es anual.
5.5.1. Revisión y retrospectiva anual
Al final del año reviso mi diario personal y los diferentes proyectos de trabajo en los que estaba trabajando. Esta es mi revisión anual.
También hago una retrospectiva anual, en la que analizo lo que salió bien y lo que hay que mejorar.
5.5.2. Plan anual
Después de terminar mi revisión anual el 31 de diciembre, comenzaré mi plan anual justo después de la medianoche del 1 de enero.
Para obtener una perspectiva de alto nivel, trato de estar en un lugar tranquilo en la naturaleza y revisar mis objetivos generales de vida para elaborar un plan para el próximo año.
6. Beneficios de los Ciclos de Enfoque
Trabajar en ciclos de enfoque puede brindarte muchos beneficios:
● Máxima productividad
● Más felicidad
● Más enfoque
● Menos tiempo perdido en la planificación
● Mejora continua
6.1. Máxima productividad
Uno de los beneficios más importantes de los ciclos de enfoque es que aumentan la productividad. Esto se debe al hecho de que la recuperación entre ciclos de enfoque te ayuda a mantener un alto nivel de productividad.
6.2. Más enfoque
La planificación al principio ayuda a que tu mente se enfoque en la tarea que tiene entre manos. Tener claramente definido en qué trabajarás y lo que se espera que logres, te ayuda a combatir las distracciones y las interrupciones.
6.3. Más felicidad
Con el tiempo de recuperación garantizado y regular, puedes trabajar muchas horas sin sentirte agotado. Además, el hecho de que tengas un plan claro y de que puedas ver tu progreso hacia tus metas contribuye a tu felicidad.
6.4. Menos tiempo perdido en la planificación
La planificación enfocada al comienzo del ciclo de enfoque hace que la planificación durante los ciclos de enfoque sea redundante. Por lo tanto, se reduce el tiempo total que dedicas a la planificación y las tareas no productivas.
6.5. Mejora continua
Como los ciclos de enfoque terminan con una revisión de tu trabajo durante el ciclo, puedes evaluar regularmente tu progreso y lo que está funcionando y lo que no, de modo que puedas mejorar continuamente.
En conclusión, hemos visto que:
● Ya trabajamos en ciclos de enfoque, aunque muy probablemente sin saberlo.
● Los ciclos de enfoque pueden estar en diferentes niveles: año, mes, semana, día, período Pomodoro.
● Todos los diferentes ciclos de enfoque tienen muchos beneficios.
● Para ser más productivo y feliz, debes seguir los consejos anteriores sobre cómo trabajar en ciclos de enfoque.
